Novinky Office 365 – Máj, Jún 2020

Po dvou měsících opět přicházíme s dalšími novinkami ze světa Office 365.
Novinky prostředí Microsoft Teams přinášíme v samostatném článku, protože jich během posledních dvou měsíců přibylo poměrně velké množství. V dnešním článku jsou zmíněné novinky z ostatních aplikací Office 365, tedy například z prostředí Outlook, PowerPoint, SharePoint, OneDrive nebo i pro správce sítě.

Outlook

#01 Ukončiť plánované činnosti a schôdze

Používáte-li v Office 365 e-mailovou komunikaci a přitom plánujete schůzky, jistě oceníte novinku ovlivňující čas realizace setkání.

Nyní jste schopni nastavit již předem čas ukončení schůzky nebo naopak její prodloužení o maximální počet minut. Nastavení funguje jak u online aplikace Outlook, tak zároveň u verze aplikace Outlook pro Windows.

Postup:

  • Na úvodní obrazovce Office 365 zvolte aplikaci
  • Přejděte na kalendář.
  • Zvolte tlačítko „Nastavenia“ a ve spodní části okna volbu „Zobaraziť všetky nastavenia Outlooku“.
  • Přejděte do části „Události a pozvánky“.
  • Aktivujte pole „Ukončiť plánované činnosti a schôdze skôr“.

Mnoho dalších možnosti jak nastavit aplikaci Outlook, jak nastavit a využít schůzky v kalendáři naleznete v článku „Manage your time while working from home with Outlook“, který publikoval Gabriel Valdez Malpartida ze společnosti Microsoft.

#02 Odoslať neskôr

Funkci jistě znají všichni, kdo aktivně využívají aplikaci Outlook pro odesílání e-mailové pošty. Dokáže jednoduše nastavit časový interval odeslání e-mailu na pozdější čas. Velmi často jde přesně o způsob, který vám může velmi ulehčit práci.

Jednoduše napíšete e-mail a definujete, kdy a v jaký čas se má odeslat, byť to bude posun o několik dní dopředu.

Postup:

  • Na úvodní obrazovce Office 365 zvolte aplikaci
  • V prostředí e-mailové pošty, zvolte „Nový e-mail“.
  • Po napsání zprávy vyberte z nástrojů prvek „Odoslať“.
  • Vyberte „Odoslať neskôr“.
  • Následně stanovte den a čas, kdy se e-mail odešle.

E-mail se fyzicky odešle až v momentu konkrétně nastaveného přesného času odeslání.

#03 Anketa v aplikaci Outlook

Při vytváření jakéhokoliv e-mailu můžete využít hlasování. Jde o vytvoření rychlé ankety a využití aplikace Forms přímo v e-mailu. Funkce je integrovaná a může zrychlit vaší práci, protože reakce od ostatních budete mít k dispozici téměř ihned.

Postup:

  • Na úvodní obrazovce Office 365 zvolte aplikaci
  • V prostředí e-mailové pošty, zvolte „Nový e-mail“.
  • Aktivujte ikonu „Quick Poll“ ve spodní části nového e-mailu.
  • V pravé části obrazovky se otevře okno, nastavte hlasování.
  • Po dokončení formuláře se v těle e-mailu zobrazí odkaz na anketu.
  • E-mail můžete rozeslat vybraným respondentům.
  • Výsledky a hlasování jednotlivých osob pak naleznete v aplikaci Forms, ovšem bez možnosti editace zadání formuláře.

Společnost Microsoft tyto možnosti také popisuje v článku „Vytvorenie ankety v Outlooku“, umístěném na stránkách https://support.microsoft.com/.

 

Pro správce sítí

#04 Súhrnná zostava latencie pošty

Během posledních měsíců přibyly v Office 365 různé sestavy, které kontrolují prvky využívání
Office 365. Jednou z nich je právě sestava pošty.

Existují různé pohledy, směřující k analýze využívání pošty ve vaší organizaci.

Postup:

  • Přejděte na úvodní obrazovku Office 365 a zvolte ikonu „Správca“.
  • Tím se dostanete do prostředí „Microsoft 365 centrum spravovania“.
  • V sekci „Centrá spravovania“ zvolte část „Security“.
  • Přejdete do prostředí „Zabezpečenie a dodržiavanie súladu pre Office 365“.
  • Zde v části „Zostavy“ zvolte položku „Tabuľa

Zobrazí se sestava o využívání pošty, kterou můžete i ručně konfigurovat.

SharePoint

#05 Používanie lokality

Velmi užitečná sestava obohatila stránky prostředí SharePoint.

Sestava je připravená a použitelná u všech druhů intranetových stránek SharePoint, tak u stránek, které vznikly na základě vytvoření týmu v aplikaci Microsoft Teams. Každý tým může zobrazovat data i formou intranetových stránek SharePoint.

Velkou výhodou je nyní možnost zobrazit si aktivní využívání nejen prostoru lokality, ale i samotného týmu nebo využití jednotlivých souborů.

Sestava je příjemným přehledem i pro správce sítě i pro učitele, nebo majitele týmu.

Postup:

  • Na úvodní obrazovce Office 365 zvolte SharePoint.
  • Vyberte lokalitu, kterou chcete sledovat.
  • Otevřete intranetové stránky.
  • Prostřednictvím ikony „Nastavenia“ zvolte „Použivanie .
  • Zobrazí sestava využívání vaší SharePoint stánky.

 

Jako součásti sestavy naleznete informace druhu:

  • Nejvíce využívané soubory.
  • Nejčastěji zobrazované soubory.
  • Soubory sdílené s externími uživateli.

Další možnosti a informace naleznete také v článku společnosti Microsoft „View usage data for your SharePoint site“, umístěné na stránkách https://support.microsoft.com/.

OneDrive

#06 Velikosti souborů na úložišti OneDrive

Společnost Microsoft zvýšila maximální velikost nahrávaného souboru na OneDrive for Business z 15 GB na 100 GB.

Při každém nahrávání souboru, který má velikost více než 1 GB je doporučeno synchronizovat složku s daty přímo do desktopové aplikace OneDrive a provádět nahrávku právě prostřednictvím synchronizovaného OneDrive.

ZDROJ: Invalid file names and file types in OneDrive and SharePoint

Řadu dalších užitečných rad, například práci s chybnými názvy souborů naleznete v článku společnosti Microsoft Invalid file names and file types in OneDrive and SharePoint, umístěném na stránkách https://support.microsoft.com/.

PowerPoint

#07 Prezentovať naživo

Možnost realizace prezentace naživo se nyní dostala i do prostředí aplikace PowerPoint online. Funkci jste mohli zaznamenat již dříve v desktopové aplikaci PowerPoint.

Jedná se o prezentování, kdy můžete vysílat jakémukoliv posluchači svou vlastní prezentaci. Vše je možné prohlížet jak na počítačích, tak na tabletech případně mobilních telefonech.

Sami určíte, kdo vaší prezentaci může prohlížet, zda „jen lidé z vaší organizace“ nebo „kdokoliv“.

Následně si účastníci prezentování naživo mohou stáhnout QR kod nebo se přímo k prezentaci připojit přes vygenerovaný obsah. Výsledkem je, že všichni vidí co v daný moment prezentujete.

Jde o velmi užitečnou pomoc v momentu prezentování pro velký sál, kdy zadní řady nemusí vidět zřetelně na projekci nebo věc využitelnou při on-line vysílání, kdy komunikační aplikace neumožňuje zobrazit vaší obrazovku.

Postup:

  • Spusťte v Office 365 aplikaci PowerPoint a vyberte jakoukoliv prezentaci, kterou máte uloženou ve svém OneDrive nebo SharePoint úložišti nebo v aplikaci Microsoft Teams.
  • V otevřené prezentaci zvolte druh posluchačů, tedy nastavte kdo bude moci sledovat „Živou prezentaci“. Zvolte kartu „Prezentácia“ a vyberte „Prezentovať na živo“.
  • Aktivujte ikonu „Prezentovať na živo“.
  • Zobrazí se možnost pro všechny, kdo se chtějí připojit.

Nyní stačí předat všem informaci o odkazu nebo sdílet obrazovku s přihlašovacím QR kodem. K prezentaci lze připojit také „Živé titulky“, dokáží simultánní překlad ze světových jazyků.

Další informace o možnosti „živé prezentace“ naleznete v článku „Present Live: Engage your audience with Live Presentations“ umístěném na stránkách společnosti Microsoft https://support.microsoft.com/.

 

Závěr

Věříme, že vás těchto pár novinek ze světa Office 365 zaujalo a že si vše vyzkoušíte i během distanční výuky ve školách. Využijte získané znalosti při své výuce přímo.

 

Zdieľať článok:

Článok publikoval:

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená.
Povinné polia sú vyznačené hviezdičkou *