Power BI + ascAgenda = zpracování dat

Řada škol zejména na Slovensku využívají evidenční systém ascAgenda. Výstupem ze systému mohou být často mohutné excelové tabulky, jejíchž obsahem je opravdu velké množství číselných dat nejrůznějšího charakteru. Obsahují data počínaje osobními informacemi žáků, přes jejich zařazení do třídy, konče výstupem a přehledem jejich známek. To vše může být rozděleno podle třídy, kterou žáci navštěvují nebo kroužků, či jazykových skupin.

Existuje mnoho nástrojů na zpracování takového množství dat, patří mezi ně např. kontingenční tabulky aplikace Excel. Nicméně vizuální zpracování a možnosti nastavení různých dynamických pohledů na ně ideálně nabízí právě Power BI.
Pojďme se podívat na výsledek, kterého můžeme dosáhnout právě například přes aplikaci Power BI Desktop.

Export z evidenčního systému

Vytvořili jsme pokusný fiktivní výstup z ascAgendy, kdy jsme zadali jako výstupní formát souboru CSV. Tedy běžný export evidenčních systémů. Data jsou základně rozdělena a tabulka obsahuje hlavičku dat pro její další použití. Informace v tabulce jsou uměle upravena a jsou tedy fiktivní.

Tabulka je klasickým způsobem čitelná excelem a připravená ke zpracování.

Editor dotazů

Stejným způsobem jako u různých databázových aplikací je tento nástroj určen k základní editaci tabulek jejím změnám. I v Power BI Dektop existuje takové prostředí, sloužící ke změně názvů sloupců tabulky nebo jejich skrývání. Tyto pak můžeme dále vizualizovat. Velmi příjemnou funkcionalitou Editoru dotazů je sekce „Použitý postup“ – který zaznamenává postupně kroky úprav tabulky a díky tomu, jsme schopni se vracet po jednotlivých krocích úprav, podobně jako u nahrávání maker.
Editor dotazů má mnoho funkcí a my se jim budeme podrobněji věnovat v dalších článcích.

Vytváření sestav – vizuálů

Pro tvorbu grafických vizuálů slouží speciální prostředí, které je vázané na konkrétní zdrojové tabulky a předpřipravená pole, ta si můžeme v libovolné míře přichystat právě v Editoru dotazů. Z vybraných polí pak vyrábíme vizualizace přesně podle našich potřeb.

V naší ukázce se zaměříme na práci s polem „město“, „ročník“ a „třída“ jež jsou poli z importované tabulky. Tedy budeme chtít analyzovat počty žáků z jednotlivých měst, ročníků a tříd. Zcela záměrně nebudeme používat další pole, abychom viděli, jak jednoduše se s tabulovými vizualizacemi dá pracovat.

Samotné prostředí sestavy (vizuálu) je rozděleno na stránky (obdobně jako listy v aplikaci Excel) a je možné tedy mít větší množství různých pohledů na jednu věc.

Vizuál mapa

Umožnuje zobrazit data z jakého města pocházejí naši žáci a kolik žáků je z kterého města. Naprosto základní vizualizace typu „tabulka“ umožní zobrazení informací souhrnu měst za jednotlivé žáky. K jejímu sestavení stačí zvolit správné pole v našem případě (město a ročník) a následně vybrat typ vizuálu „tabulka“.

Pokud vše nastavíme – můžeme vidět výsledek jednotlivých měst a počtu žáků z konkrétních měst. V základní tabulce. Pokud ovšem zvolíme vizuál „mapa“, pak docílíme zobrazení dat ve formě geografické mapy, kde každé město je zobrazeno podle konkrétního počtu studentů.

V pravém horním rohu vybraného vizuálu je zobrazeno pole, které dokáže zobrazit tento vizuál ve zvětšené podobě.

Vizuál sloupcový graf

Vizualizací je opravdu celá řada mezi ty standartní formy patří různé grafy mezi velmi typické řadíme například sloupcový graf, který ta stejná data zobrazí zase podobnou formou.

Průřez

Je obdobný nástroj jako u kontingenčních tabulek a dovoluje provádět přímou filtraci, která ovšem ovlivňuje veškeré ostatní zobrazení dat. Vytvoříme-li „Průřez“ na pole město, automaticky se zobrazí filtr dat a pokud odfiltrujme například jen 2 města ze všech, automaticky se nám veškeré vizuály upraví a zobrazení bude odlišné.

Právě na tomto principu si můžeme zobrazovat svá data z ascAgendy, a to přesně podle potřeby a podle nutnosti zobrazení konkrétních dat, které potřebujeme. Obrovskou výhodou je dynamika celého prostředí a reakce na konkrétní filtry vybíraných dat.

Publikování z Power BI Deskop do webového rozhraní

Jakmile víme, že je prostředí připraveno pro přechod do webového rozhraní, můžeme využít funkci publikovat, která umožní vše propojit do webové služby Power BI. V první fázi tohoto procesu bude nutné vše co jsme lokálně vytvářeli uložit do samostatného souboru. Koncovka souboru se pro aplikaci Power BI Desktop nabízí *.pbix. Uložíme tedy do livolné lokální složky svůj výtvor.
Ihned poté, budeme dotázáni na propojení s konkrétním Office365 a budeme se muset přihlásit. Hned v dalším dialogovém okně vybereme skupinu a umístění pro náš výstup, protože ten se může vázat k datům uzavřené skupiny např. konkrétní třídy.

Po zdařilé akci budeme moci dále pracovat on-line v prostředí Office365. Power BI slouží především k úpravě filtrace a vizualizace, nenajdeme zde nástroje jakými jsou například Editor dotazů. Ale právě přes online nástroje můžeme využívat například nástroj „Tabule“. Zde si můžeme zobrazit jednotlivé finální vizuály tak, jak by je měli vidět i ostatní ve finální podobě. Vše ovládáte přes webový prohlížeč a bez větších problémů můžete měnit a pracovat s vytvořeným a připraveným prostředím.

Dynamická stránka (Tabule)

Je součástí Power BI a umožňuje stavět hotové výstupy. V Power BI pod Office365 zvolíme funkci „Připnout na dynamickou stránku“ tím docílíme, hotového výsledku, jakési finální verze.

Je nutné vybrat z existujících dynamických stránek, nebo si založit vlastní novou, tak jak to uděláme v našem případě.

Výsledkem bude, že se nám začne tvořit tabule (sestava), kterou následně můžeme nejen tisknout nebo publikovat do aplikace PowerPoint, ale můžeme jí především sdílet s ostatními uživateli, aby si jí mohli v libovolné míře pohlížet.

Výstupní sestava s jemně upravenou barvou pozadí pak může vypadat například takto.

V následujících článcích na které se můžete těšit budou představeny další funkcionality Power BI a jejich možnosti.