Úložiště OneDrive for Business – trochu jinak

Využíváte v OneDrive for Business všechny služby, většina učitelů i studentů znají OneDrive for Business jako klasické úložiště dat, které je umístěno v Cloudu. Řada lidí pracuje s touto službou zcela denně a běžně jí využívá. Nicméně OneDrive for Business obsahuje prvky a funkce, které tak známé nejsou a právě o nich bude dnešní článek.

Je OneDrive for Business bezpečným úložištěm?

Má odpověď zní ano je, především proto, že veškerá data, která uložíte jsou prakticky od jejich vzniku šifrována a to dokonce na úrovní bankovních systémů. Máte-li tedy peníze v bance a používáte-li internetové bankovnictví, je to stejné. Vaše data jsou ukládána do datových center a dostatečně zálohovaná. Při vzniku souboru dochází k automatické tvorbě dvou až tří kopií a záloh, pro případ výpadku jednoho datového centra je soubor stále k dispozici.

Při tvorbě dokumentu v aplikaci Word, nemusíte ukládat dokument funkcí uložit, protože je automaticky uložen na do úložiště OneDrive for Business ihned po svém vytvoření.

Vznik šifrovaného dokumentu

Postup:

• Přihlásíte se do Office365
• Přepnete se do úložiště OneDrive for Business

Vytvoříte nový soubor v wordový dokument

• Po spuštění aplikace Word se vám zobrazí prázdný dokument, který je již v daný okamžik uložený, protože se uložil automaticky, je na vás, abyste je pouze pojmenovali.
• Pojmenujete dokument a zadáte nový název a souboru, ten pak bude automaticky uložen.

• Následně bude uložen na OneDrive for Business s přesným popisem, datumem i autorem

Verze dokumentu

Pokud pracujete s dokumentem, jehož datum vzniku je staršího data, a který jste opakovaně měnily, jistě oceníte možnost „zálohování dokumentu“ podívat se na předchozí verze dokumentu. Toto je v případě společné práce více osob neocenitelná vlastnost prostředí OneDrive for Business.

Postup:

• Naleznete v úložišti hledaný dokument k editaci

• Pomocí symbolu tří teček vyvoláte nabídku úprav
• Vyberete prvek História verzií

• V okně vpravo se zobrazí verze dokumentu, se kterým pracovalo více osob naráz, sami si vyberete verzi, kterou potřebujete a dokument můžete editovat, upravit a změnit.

Využívání verzí dokumentu je jedním z bezpečnostvních prvků úložiště, a jedná se o funkci o které se málo hovoří a přitom velmi často může ušetřit hodiny času.

Co dělat s dokumentem, který na OneDrive nepatří?

Odpověď je velmi snadná, jednoduše jej smažete. OneDrive obsahuje prvek Kóš, zde se hromadí soubory, odmazané uživatelem.

Postup:

• Označíte jeden, nebo více dokumentů, které chcete odstranit – pomocí výběrových tlačítek umístěných vlevo před dokumentem.

• Aktivujete tlačítko „ikonu koše“ Odstrániť.
• Potvrdíte, že opravdu souhlasíte s odstraněním.

Následně se všechny dokumenty přesunou do složky Kóš

Pro odstranění dokumentu i z koše můžete použít tlačítko Odsrániť, to při práci s vybraným dokumentem. Pokud chcete vyprázdnit celý koš je k dispozici tlačítko Vyprázdnit.

Je odstraněný dokument z koše nenávratně pryč?

Do nedávna by odpověď zněla ano, nebo musíte kontaktovat administrátora, aby Vám pomohl přes administrátorské nástroje.

Společnost Microsoft však přidala do OneDrive novou funkci, která poměrně zásadně tuto skutečnosti změnila.

V případě, že jste dokument odstranili během jednoho měsíce zpětně, můžete využít příjemnou funkci Obnoviť OneDrive.

Postup:

• Zvolte v pravém horním rohu ikonu nastavení (ozubené kolo)
• Z nabízených možností vyberete funkci Obnoviť OneDrive

• Tím aktivujete obrazovku, ve které se dá OneDrive obnovit a to s časovým výběrem až měsíc zpět.

Při výběru vlastního datumu a času, naleznete i možnost obnovy individuálních souborů. A to v časovém horizontu, který si zvolíte.

Po tlačítku obnovit, dostanete svůj OneDrive do stavu před daným datumem.

Zvažte však velmi důkladně tuto změnu, protože tímto krokem přijdete o veškeré změny, které se staly v mezičase.

Jsou ovšem situace, kdy Vám právě tato možnost a funkce úložiště může výrazně pomoci a zachránit spoustu času a trápení.

Postup – proces

Jedná se o automatizované procesy, které můžete rozpohybovat na pozadí vašeho úložiště.

Uveďme si několik příkladů:

• Při vytvoření libovolného dokumentu v konkrétní složce, vlastníkovi složky, nebo delegované osobě přijde e-mail s informací, že se tak událo.
• Při úpravě vybraného dokumentu bude, následovat vytvoření úkolu v kalendáři aplikace Outlook.
• Při vytvoření dokumentu v konkrétní složce, dochází automaticky k jeho převodu do formátu PDF.
• Při změně libovolného souboru budou automaticky informováni členové týmu do aplikace Teams.

Možností jak pracovat s postupy je nekonečné množství, postupy se nastavují uživatelsky a zvládne je vytvořit i běžný uživatel. Navíc jsou k dispozici šablony, pomocí kterých můžete postupy samostaně vytvářet.

Podrobný článek na téma jak vytvořit postup a rozpohybovat jej v praktické podobě chystáme v příštím článku.

 

Věřím, že Vám tyto informace pomohou při práci s úložištěm a budou přínosem.