Novinky v Office 365 – November, December 2018

Je neuvěřitelné, že od posledního našeho článku uběhly téměř dva měsíce.
A Office 365 je opět obohacený o nové funkce a možnosti.

Věříme, že vás vybrané funkce v tomto článku zaujmou a vyzkoušíte si je přímo ve svém Office 365.

#1 SharePoint Online – sloupec s přesným umístěním polohy místa

Při tvorbě nové moderní intranetové stránky lze využít kromě jiných služeb také vloženého seznamu. Aktuálně takový seznam může obsahovat pole s přesným označením polohy. Tedy v případě, že váš seznam obsahuje např. místa výletů, nebo dějepisné informace – můžete lehce využít upřesnění souřadnice jejich umístění.

Postup

• Vytvořte seznam na intranetové stránce
• Přidejte sloupec „Miesto“
• Nadefinujte si jaké informace o daném místě, které chcete sledovat (Ulica, Mesto, Suradnice, …)

Výstupem pak bude samostatná tabulka seznamu s automaticky doplněnými daty o přesném udání například také souřadnice daného místa.

Podrobný návod najdete také v článku Jamese Jacksona,
Add Location Details to SharePoint Data and Content.

#2 SharePoint Online – @označení v komentářích dokumentů a prezentací

Při využívání dokumentů nebo prezentací, je nyní můžete pracovat s komentáři, v těchto komentářích pak vcelku lehce označovat jednotlivé osoby, se kterými sdílíte dokument a rozvíjet konverzaci s konkrétním uživatelem.

Funkce je k dispozici v aplikaci Word a PowerPoint, připravuje se také i integrace do aplikace Excel. K dispozici je všem, kdo využívají prostředí SharePoint on-line.

Postup:

• Vytvořte dokument
• Zvolte funkci komentář
• Při tvorbě poznámky komentáře využijte znak @, za nej přidejte jméno

#3 SharePoint Online – nový atraktivnější design a možnosti intranetových stránek

Jednoduchá správa a tvorba intranetových stránek míří ke kvalitnějšímu, rychlejšímu a jednoduššímu zpracování interních informací. Mezi tyto patří zpravodajské stránky, organizace zpráv i vizuální design – cílený na konkrétní skupiny uživatelů.

Organizační stránky, se tak budou zobrazovat ve speciálním vizuálním designu, a to i na mobilním telefonu.

V části novinky takové stránky pak může autor uspořádat bez větších problémů zprávy podle svých potřeb, tedy například ovlivnit, jak se budou novinky v podobě zpráv řadit.

Tvorba moderní stránky není složitá a nebudete pro ní potřebovat žádné programátorské dovednosti.

Podrobně toto téma rozebírá Mark Kashman ve svém článku
Build your modern intranet with SharePoint in Office 365 – Microsoft Ignite 2018 announcements.

#4 SharePoint Online – webová část seznam s novými možnosti

V případě, že jste se rozhodli přidat na svou intranetovou stránku také seznam (žáků, knih, věcí atd..), pak je nyní možné využívat nové formy úprav jeho položek. Ovládání je intuitivní a jednoduché, není nutné u každého sloupce definovat samostatné vlastnosti, podrobně v samostatných formulářích tak, jak tomu bylo doposud.

Navíc každý seznam nyní podporuje oznámení a sledování problémech a je možné i uživatelsky nastavit jednoduchá Flow, pro jejich úpravy a změny.

O nastavení seznamů a nových formách designu se více můžete dozvědět
i v článku Use the List web part, který naleznete na stránkách support.office.com.

#5 SharePoint Online  a navigační funkce

Nový moderní desing tvorby nových intranetových stránek nyní přináší revoluci v jednoduchosti jejich tvorby a ovládání. Vše se stává mnohem jednodušším a takovouto stránku je bez větších problémů schopný vytvořit i běžný uživatel Office 365.

Takto mohou vzniknout stránky různých projektů a intranetových webů.

Stránky mohou být obohaceny o různé prvky například:

• záhlaví a zápatí
• nové formy navigačních menu

Byl zároveň přepracovaný i způsob jak změnit obsah stránky a rozdělit jej do několika sloupců. V panelech odkazů pak mohou být použity obrázky nebo texty.

Rozhodně si prohlédněte následující video: Content Collaboration in the Modern Workplace

#6 Microsoft Teams – nové role administrátora

V Office 365 vznikly pro aplikaci Microsoft Teams nové administrátorské role. Mapují nové business funkce tak, aby mohli konkrétní osoby vykonávat konkrétní přesné úlohy.

• Teams administrátor služeb,
  přiděluje licence, nastavuje pravidla pro volání a zasílání zpráv a nastavení schůzek. Má na starost zároveň i řešení problémů s telefony a správu uživatelů. Může také spravovat skupiny v Office 365.
• Teams administrátor komunikace,
  nastavuje komunikaci na společných on-line setkáních a pro jednotlivé týmy. Může využívat nástroje pro analýzu hovorů a řešení problémů spojených obecně s komunikací.
• Teams odborný technik podpory komunikace,
  řeší problémy s komunikací v týmech, pomocí speciálních nástrojů na analýzu hovorů může zobrazit informace o všech záznamech všech účastníků.
• Teams specialista pro podporu komunikace,
  řeší také problémy s komunikací, ale na úrovni konkrétních uživatelů.

Tyto role je možné nyní nastavovat prostřednictvím administrátorské konzole.

Postup k nastavení rolí

• Spusťte admin konzoli správce
• Aktivujte „Centra spravovania“
• Vyberte volbu „Azure Active Directory“
• Z levé nabídky vyberte „Azure Active Directory“ a z přidané nabídky pak „Role a správci“

#7 Microsoft Teams – volání

Prostředí Microsoft Teams bude obohaceno o nové funkce volání. Je nutné mít k dispozici ale patřičné licence. Jakmile nastaví administrátor v dané organizaci nové funkce pro volání, budete mít v Microsot Teams k dispozici:

• Zobrazení sdílené linky,
  možnost realizovat více hovorů na jednom sdíleném telefonním čísle. Předem delegovaný jakýkoliv uživatel Office 365 bude moci využívat hlasové komunikace a to jak na jednotlivce tak na skupinový tým.
• Parkování (přidržení) hovorů,
  přidržení hovoru v cloud prostředí. Možnost přistupovat k hovoru i z jiného koncového bodu než jen v doméně. Funkci lze povolit i za pomocí PowerShellu, pomocí AllowCallPark v nastaveních TeamsCallParkPolicy.
• Přijímání skupinových hovorů,
  můžete využívat vlastní telefony na přijímání skupinových telefonátů formou klasického přijetí hovoru. Pomocí skupinových nastavení můžete spravovat i upozornění pro aplikace Teams.
• Směřování hovorů na základě vaší polohy,
  nyní bude možné upravit směřování hovorů mezi koncovými body VoIP a koncovými body PSTN na základě umístění účastníků v hovoru.
  Funkci nastavuje správce pomocí PowerShellu v PreventTollBypass v nastaveniach TeamsCallingPolicy.

Zajímáte-li se o právě témata volání, rozhodně si nenechte ujít článek Paula Cannona, Additional Voice Features for the New Year.

#8 Nový Outlook on-line – propojení s LinkedIn a posílání zpráv

Nová funkce nabízí propojení služby LindedIn přímo do Outlooku. Nyní můžete posílat e-maily na mnoho vašich kontaktních spojení přímo z aplikace Outlook, aniž byste museli mít uložený e-mail v interních kontaktech. Služba Vám připojí vaše kontakty z LinkedIn a budete moci poslat zprávy napřímo.

Funkce umožní mnohonásobné zrychlení vaší práce. Ve vašem Outlooku pak stačí označit vybranou osobu a podle prostředí LinkedIn se rovnou zobrazí veškeré informace, které potřebujete.

Nastavení propojení je jednoduché, stačí proklikat jen pár bodů průvodce, detailněji se o tomto tématu můžete také dozvědět v článku User consent and LinkedIn account connections data sharing.

#9 Sdílení odkazů s blokací stahování

V prostředí Office 365 je možné sdílet dokumenty na OneDrive nebo v prostředí SharePoint. Sdílení souborů lze různým způsobem upravit, definovat jaké skupině osob jej sdílíme, a dokonce nastavovat i časové omezení.

Nová funkce ale nyní nabízí i možnost blokování stahování dokumentu. Tedy pokud nasdílíte dokument, můžete nastavit právo jen pro čtení, a jednoduše zablokujete stáhnutí. Jednoduché
a neskutečně praktické.

Z pohledu školy, např. dokumenty k nastudování nebo písemné práce, jsou právě ideálními příklady toho, jak by se právě blokace mohla využít.

Funkce logicky bude k dispozici pouze v momentu, kdy bude vypnuté tlačítko „Povolit úpravy“. Blokované stahování bude samozřejmě ze všech zařízení, např. mobilní telefony, tablety – zde všude budete mít blokovaný přístup k dokumentu a budete si jej moci jen číst.

Vše je dostupné již od začátku Prrosince (Decembra). Jak se prostředí chová např. pod Android nebo iOS popisuje Stephen Rice v článku OneDrive Message Center Update November 1st to November 31st.

#10 Šifrování v aplikaci Outlook

Internetová pošta je nyní bezpečnější v aplikacích Outlook pro Mac OSX i Windows. V záhlaví emailu jsou zabudované prvky pro bezpečné i víceúčelová rozšíření internetové pošty (S/MIME)
a management práv (IRM).

Všechny zprávy tak velmi lehce mžete opatřit i digitálními podpisy. Služba byla k dispozici již v minulých měsících, ale nyní jí naleznete i právě na platformě Mac OSX.

Podrobněji se vše dočtete v článku na Odoslanie digitálne podpísanej alebo šifrovanej správy.

#11 SharePoint a nové návrhy stránek

Návrhy a změny intranetových stánek v podobě nových šablon, bylo možné realizovat pouze prostřednictvím PowerShellu.

Nyní správci a administrátoři webových kolekcí budou mít přístup ke spuštění speciálního panelu, který může změnit design celého intranetu. Vše je pak dostupné pro všechny uživatele, kteří mají přidělena patřičná práva pro vstup do skupin a přístup k jednotlivým intranetům.

Nastavení včetně postupu a scriptu v PowerShell naleznete v článku SharePoint site design and site script overview.

#12 Soubory skupin Yammer budou uložené zároveň v prostředí SharePoint

Nově uveřejněné soubory ve skupinách Yammer se postupně budou zobrazovat v prostředí SharePoint. Budou umisťovány do míst, jež jsou přiřazené ke skupinám Office 365 Group.

Soubory v nepřipojených skupinách a soubory v soukromých skupinách nebudou touto změnou ovlivněné.

Podrobněji jsou i rozdíly popsané v návodu How do I tell where my Yammer files are being stored?

#13 Změny v licencování PowerApps v Office 365

Na základě vývoje i aktivního využívání aplikací PowerApps a Flow uživateli, se postupně zjednodušili rozdíly mezi licenčními plány a vznikly nové druhy licencí rozdělení na PowerApps
a Microsoft Flow Plán 1 a Plán 2.

Nové funkce budou nyní vyžadovat právě tyto nové licence, mezi nové funkce budou například zařazeny:

• Integrace on-premises dat prostřednictvím on-premis data gateway
• Vytváření a publikování konektorů v PowerApps a Microsoft Flow
• Vlastní HTTP akce integrované v Microsoft Flow outside SharePoint a OneDrive.

Blíže o aktualizacích Microsoft Flow a PowerApps v Office 365 píše Chris McNulty v článku Updates to Microsoft Flow and PowerApps for Office 365.

#14 Aktualizace aplikace Outlook pro systémy iOS

Aplikace Outlook pro systém iOS bude aktualizovaná a dostane nový vzhled. Mezi změnami bude například:

• Zvýrazněné modré záhlaví a aktualizovaná typografie v e-mailech, v kalendáři, ve vyhledávání a navigaci
• Vylepšení aplikace Prioritní doručená pošta a filtrování e-mailových zpráv
• Designové změny obsahující zlepšení senzorické doplňky