Jak se již stalo zvykem, přinášíme vám po dvou měsících opět sadu 15 vybraných novinek z Office 365. Článek navazuje na předchozí novinky z konce roku 2018 – Novinky v Office 365 – November, December 2018. Věříme, že vás vybraná témata zaujmou stejně jako nás a mnoho z nich využijete v praxi učitele či správce.

#1 Nové ikony aplikací

Jednou z hlavních aktuální novinek je nový vzhled ikon aplikací Office v prostředí Office 365. Tato změna se týká aplikací Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams a Yammer.

#2 Prioritní nastavení 64 bit instalace Office ProPlus a Office 2019

Pokud instalujete Office aplikace a Office 2019 a nezměníte parametry, pak bude jako výchozí nastavena instalace 64 bit. V případě nutnosti využití Office v 32 bit prostředí, stačí přenastavit při výběru instalace specifikaci prostředí.

Je nezbytné, abyste měli zajištěny správné licence.

Postup:

Na úvodní obrazovce Office 365 aktivujte tlačítko „Nainštalujte si Office“

• Vyberte „Ďalšie možnosti inštalácie“
• Na následující obrazovce zvolte správná nastavení pro instalaci Office.

Pokud si nejste jistí, jakou verzi pro instalaci Office zvolit – rozhodně si přečtěte článek na Výber medzi 64-bitovou alebo 32-bitovou verziou balíka Office.

#3 Microsoft Teams součástí instalace Office 365 ProPlus a Office 2019

Očekávaná aktualizace řady uživatelů je na světě. Desktopová aplikace Microsoft Teams bude součástí instalačního balíku Office 365 ProPlus a nově se objeví i u nejnovějších aktualizací instalacie Office 2019. Microsoft Teams tedy nebude nutné instalovat samostatně tak, jako tomu bylo doposud.

O dalších možnostech instalace prostředí Microsoft Teams i na mobilních zařízeních a prostředí i jiných operačních systémů se můžete dočíst v článku
Daniela H. Browna a Nicka Schonninga Deploy Microsoft Teams with Office 365 ProPlus.

#4 To-DO součástí Office 365

Oblíbený plánovač úloh, který rozhodně doporučujeme vyzkoušet všem, kdo si organizují práci a chtějí zlepšit svůj Time management. Součástí aplikace je možnost třídění seznamů úloh a jejich plánování, vše včetně opravy času splnění úlohy.

Velmi příjemným se stalo propojení prostředí s aplikací Outlook. Práce v To-DO je intuitivní, aplikaci lehce dokáže ovládat i začátečník. Integrace aplikace do Office 365, přinesla také její multivyužitelnost v různých prostředích. Tedy pracujete-li ve více plánovačích úloh najednou, můžete mít více prostředí aktivních.

Pro užívání aplikace je nutné vlastnit správnou licenci, pracujete-li ve škole, tedy na akademické půdě, pak vše máte  zdarma.

Detailní přehled o tom, v jakých licencích nově naleznete To-DO, najdete také na stránkách support.office.com v článku Priradenie licencií na Microsoft To-DO.

Pokud jste s aplikací To-DO nikdy nepracovali, rozhodně si přečtěte základní instrukce článku Nastavenie aplikácie Microsoft To-Do.

#5 Místo aplikace OneNote 2016 používejte OneNote pro Windows 10 anebo OneNote v Office 365

Desktopová aplikace OneNote nebude již součástí Office 2019 ani Office 365 ProPlus. Nyní jí zcela nahradila aplikace OneNote pro Windows 10, OneNote je tedy nyní součástí operačního systému Windows 10.

K prostředí OneNote se také dostanete prostřednictvím on-line verze.

OneNote v prostředí Office365

Po spuštění aplicke dostanete k dispozici možností výběru různých druhů sešitů OneNote od osobních až po poznámkové bloky pro školy.

OneNote pro Windows 10

Součástí aplikace jsou zajímavé nástroje pro kreslení nebo vzdělávacích funkcí. OneNote pro Windows 10 si samozřejmě můžete propojit s účtem Office 365 pomocí přihlášení konkrétního uživatele.

OneNote 2016 bude funkční u všech, kdo jej mají nainstalovaný, nicméně nové funkce pro tuto verzi produktu již nebudou vyvíjeny.

#6 Manažer rozvrhu – Shift (Zmeny)

Nástroj a aplikace pro kontrolu programu skupiny nebo týmu, ke kterému mohou nyní přistupovat všichni uživatele dané skupiny. Aplikace je součástí Microsoft Teams a je sem integrovaná do prostředí Teams.

Celkovým náhledem získáváte přehled všeho, co se v daném týmu děje. Denní program, můžete sledovat jak z pohledu organizace času rozděleného na směny, tak zároveň přehled jako nad jednotlivými členy týmu. Užívání je velmi intuitivní a aplikace může být napojena na řadu externích systémů.

Zmeny naleznete mezi základními aplikacemi Teams

Při prvním použití aplikace obdržíte otázku, ke kterému týmu se chcete připojit. Po vašem výběru se zobrazí kalendář, obsahující vlastníka týmu. Můžete si přidat následně libovolné množství členů týmů, které budete v rozvrhu sledovat.

Následně si můžete změnit pohledy na kalendář  na denní, měsíční, týdenní.

Kalendáře času (směn) je možné sdílet i s ostatními týmy, nebo tisknout. Aplikace bez větších problémů můžete samozřejmě spustit i na mobilních telefonech.

O základním nastavení a zprovoznění se také dočtete na stránkách společnosti Microsoft support.office.com v článku Get started in Shifts.

#7 Navigační panel a změna vzhledu prostředí OneDrive

Navigační panel v prostředí office.com a OneDrive dostal nový vzhled. Vzhled koresponduje se vzhledem nového rozhraní Office a zobrazuje tak i ikony v novém kabátu. V té souvislosti můžeme hovořit i o rozšířených funkcích informační karty a náhledu detailu souborů.

Informační karta je k dispozici pro všechny typy souboru a je dostupná ve všech místech, kde jsou dokumenty uloženy. Velký důraz je kladený na informace o sdílení nebo na identifikaci osob, které na dokumentech spolupracovaly. Zajímavostí je časová osa, zobrazující v podrobnostech datum v grafickém zobrazení osy.

Rozvoj zaznamenala zároveň nápověda, které při vyhledání konkrétních výrazů funguje fulltextově.

O tématu změn vzhledu aplikace OneDrive píše také
Stephen Rice v článku OneDrive Message Center Updates January.

#8 Nastavení vyrovnávací paměti CACHE u Office dokumentů

V případě, že používáte synchronizaci prostředí OneDrive nebo SharePoint víte, že se využívá ve Windows 10 pro synchronizaci souborů také nástroj Upload Center.

Právě u této funkce došlo k aktualizaci v podobě různých nastavení. Jedná se o definici časového rozmezí dnů, jak dlouho budou soubory k dispozici ve vyrovnávací paměti.

Časový údaj můžete změnit dle libosti. Po vypršení časového limitu jsou soubory z automaticky z úložiště odstraněny.

Upload Center se týká souborů vytvořených v aplikacích Word, Excel, PowerPoint Office 365 nebo aplikací z Office 2019.

Na stránce office.support.com se v článku Nastavenia vyrovnávacej pamäte dokumentov balíka Office dočtete také jak nastavit vyrovnávací paměť u Office RT.

#9 Nové možnosti nastavení vzhledu úvodní obrazovky

Úvodní obrazovka je první pohled, který uvidí uživatel po přihlášení. Její vzhled a nastavení může modifikovat každý uživatel samostatně. Častou otázkou bývá, jak nastavit a zobrazit konkrétní ikony, které jsou zobrazeny po prvním spuštění.

Postup

• zobrazíte si panel aplikací
• vybranou aplikaci označíte
• zvolíte „Pripnuť do spúšťača aplikácií“

Součástí nového vzhledu jsou také nové motivy a formy oznámení, vše naleznete po tlačítkem “Nastavení”.

#10 Microsoft 365 Security a Compliance admin centra.

Nově naleznete v prostředí administrace kontrolní scénáře, monitorující digitální komunikaci a chování uživatelů v organizaci. S tímto je spojena také kontrola dodržování interních předpisů a pravidel v organizaci.

Mezi scénáře můžeme zařadit kontrolu:

• podnikových zásad
• řízení rizik
• soulad s předpisy

Nástroji pro kontroly jsou:

• Inteligentní filtry
  • pomoc při identifikaci nevhodného jazyku využívaného strojovým učením a umělou inteligencí
• Citlivé typy informací
  • možnost využití citlivých informaci jako jsou čísla kreditních karet nebo sociálního zabezpečení nebo vlastních citlivých pojmů.
• Pokročilé filtry zpráv s podmínkami štítků domény nebo referenčních štítků

#11 Nový vzhled online aplikace Outlook

Tento atraktivní vzhled bude postupně změněn a definovaný jako výchozí. V tento moment máte možnost přepínaní mezi stávajícím grafickým rozhraním a novým prostředím.

Prostředí se samozřejmě váže ke všem částem aplikace Outlook, a tím můžeme hovořit např. o novém designu dialogu pro tvorbu schůzek, práce ve skupině apod.

Přepínač naleznete v pravém horním roku aktivního okna.

Pohledy i do dalších částí Outlooku jakými jsou například kalendáře ukazuje ve svém článku Designed to be fast – The Outlook on the web user experience gets simpler and more powerful Gabriel Valdez Malhpartida.

#12 Oznámení aplikace Planner

Nyní je aplikace Planner na přímo propojená do prostředím Teams, proto platí, že pokud je vám přidělený úkol, někým jiným z vašeho týmu, obdržíte oznámení o přiděleném úkolu.

Nové oznámení se zobrazí v aktivitách a v chatu. Bude obsahovat název úkolu, komu byl úkol přidělený a odkaz na otevření jeho podrobností.

Stávající prostředí Planneru umožňovalo propojení jen do e-mailové schránky. Propojení s Teams přináší tak nový rozměr a pohodlnost při sledování úkolů.

Součástí nových oznámení bude i postupné zavádění Planner Bota pro Teams.

O zastavení oznámení, a nebo naopak rozšiřujících možnostech oznámení se více dočtete v článku na stránce support.office.com Planner notifications in Teams.

#13 Šablony Flow v prostředí OneDrive

V prostředí OneDrive mají uživatelé možnost vytvářet a spouštět Flow přímo v OneDrive pro firmy. Jedno z příjemných novinek je převod dokumentů z aplikace Word přímo do formátu PDF. To celé se děje v prostředí OneDrive.  K dispozici jsou také šablony na schvalovací procesy.

Postup:

• Označte nebo vyberte dokument, který chcete převádět

Vyberte Flow a Kopírovať ako PDF

Následně stačí Spustit postup, případně zvolit zobrazit podrobnosti pro rozšířené možnosti využití

• Výsledkem bude soubor ve formátu PDF.

#14 Administrace prostředí Teams, ukončení služby Skype for Business analýza hovorů

Jak jste jistě zaznamenali, hlavním a prioritním místem pro komunikaci  se postupně stává aplikace Teams místo aplikace Skype for Business.

V této souvislosti, je také přesunutá soustředěnost na analýzu hovorů, která již nebude dostupná v administrátorském prostředí Skype for Business, ale přesouvá se do administrátorského rozhraní aplikace Teams. Zde naleznete řadu možností souvisejících s Teams a to včetně právě různých analýz, nebo sledování historie hovorů, schůzek a podobně.

Nastavení Teams:

• Zobrazíte v prostředí „Centra spravovania“ položku „Teams“
• Spustí se speciální prostředí vázané k administraci Teams

• Vyberte položku „Zariadenia“ nebo „Použivateľia“
• Zobrazí se vám různé druhy analýz hovorů

Zajímavý pohled nabízí pak například graficky zobrazená celková kvalita hovorů, umístěná pod sekcí „Tabuľa kvality hovoru“.

Pokud vás téma zaujalo a chcete se dočíst více, nenechte si rozhodně ujít článek
Call Analytics and Call Quality Dashboard.

#15 aktualizovaná a zjednodušená forma ukládání dokumentů

Nové dialogové okno dokáže velmi jednoznačně identifikovat prostředí, kam přesně chcete soubory uložit a pokud máte namapované dopředu úložiště SharePoint, pak se ve výběrech ukládání zobrazí také výběr správné složky (priečinka).

Při zavírání neuloženého souboru se uživateli zobrazí nový ukládací dialog, který spouští automatické ukládání do preferovaného úložiště.

U desktop aplikacích se zobrazuje automatické ukládání v rychlém panelu aplikace.

Další podrobnosti a informace najdete v článku Uloženie súboru v balíku Microsoft Office.

Závěrem

V následujícím článku si přestavíme novinky příštích dvou měsíců.