Novinky v Office 365 – Marec, Apríl 2019

Po dvou měsících nabízí Office 365 opět celou řadu novinek a zajímavých funkcí. V našem článku se věnujeme jak uživatelským vylepšením či inovacím, tak zcela novým aktualizacím konkrétních částí aplikací, které spatřily světlo světa právě v uplynulých dvou měsících.

Tentokráte jsme pro vás vybrali 15 zajímavých funkcí, inovací a upozornění, které mohou být inspirací a urychlením vaší práce.

#1 Microsoft Teams – možnosti skrývání a zobrazování celých týmů nebo kanálů

V aplikaci Teams byla aktivovaná další nová a velmi užitečná funkce.
„Skrývání“ a „Zobrazování“ kanálů nebo týmů, které již delší dobu nepoužíváte. Jde o velmi užitečnou funkci pro všechny, kdo pracují s velkým množstvím týmů a chtějí si pročistit své prostředí.

Postup:

• Zvolte tým, který chcete schovat a odložit jej mezi skryté týmy.
• Aktivujte funkci „Skrýt“ kterou naleznete pod symbolem tří teček.
  

• Po výběru funkce skrýt se celý tým ocitne v sekci skrytých týmů, která je umístěna v dolní části seznamu týmů.
• V případě, když je nutné konkrétní tým znovu obnovit, použijte tlačítko „Zobrazit“ a obdobný postup.
  

 

#2 Změna pořadí týmů v aplikaci Teams i v mobilních zařízeních

Jakékoliv týmy můžete nyní nejen skrýt a následně zobrazit, ale můžete změnit i jejich pořadí, podle preference.

Vše provedete pouhým označením vybraného týmu a jeho přetažením na jiné místo. Příjemné je, že vše můžete udělat velmi lehce na jakémkoliv například dotykovém zařízení.

 

#3  Aplikace FLOW a automatizované procesy propojené do Microsoft Teams

Flow je úspěšná aplikace, která dokáže velmi jednoduše vytvářet automatické procesy na pozadí aplikací Office 365. Příjemným prvkem je nyní přímé napojení do Teams a zautomatizování notifikací a jiných činností přímo v aplikaci Teams. Takto můžete například rychle a jednoduše informovat celý tým automaticky o tom, že byl přidaný nějaký soubor do knihovny dokumentů v prostředí SharePoint nebo že byl konkrétní osobě přidělený úkol v aplikaci Planner.

Pro veškerou jednoduchost celé práce je k dispozici celá řada šablon, tedy již existující předpřipravená Flow, kterých můžete lehce využít a nastavit je dle vlastní potřeby.

Na stránce flow.microsoft.com naleznete řadu postupů a dalších rad, jak se s aplikací a procesy Flow blíže seznámit, navíc zde jsou umístěny i kurzy ve formě videií a praktických rad.

 

#4 Správa sdílení na úložištích OneDrive a SharePoint

Úložiště OneDrive i intranetová úložiště v prostředí SharePoint umožňují nastavit sdílení, a to i lidem mimo organizaci formou externího sdílení. Ve výchozím nastavení je vše předefinováná možnost sdílet pro každého, kdo má k dispozici odkaz.

Vznikají ovšem situace, kdy taková nastavení je nutné změnit a upravit je podle vlastních potřeb. Občas zjistíte, že externí sdílení potřebujete a pak použijete osobní OneDrive, ale jiné je to s intranetovou stránkou školy, tam je vše třeba nastavit jinak.

Právě pro tyto situace je k dispozici škálování nastavení sdílení v těchto dvou prostředích.
Každé z nich, si můžete nastavit podle potřeby samostatně.

Na stejném místě si také můžete změnit typ odkaz, který budou uživatelé vaší organizace používat jako výchozí. Případně ovlivnit, jaké bude předem nastaveno množství dní, po které bude odkaz aktivní.

Postup, jak se k nastavení dostanete:

• Přihlaste se jako správce.
• Přepněte se na svůj OneDrive.
• V levém spodním rohu obrazovky zvolte „Správca OneDrivu“.
• Zobrazí se Správa OneDrive a jeho nastavení.
• V levé části zvolte „Zdieľanie“.

Podrobné nastavení je také zmíněno v článku Manage sharing in OneDrive and SharePoint.

 

#5 Sdílení souborů v prostředí SharePoint on-line stejně jako na OneDrive

Sdílení souborů je nyní stejné ve všech prostředích Office 365, v průzkumníku u synchronizovaných složek i na OneDrive samotném. Všude se nyní používá stejný dialog se stejnými parametry.

Pokud pracujete v prostředí SharePoint, tedy intranetu, bude předdefinovanou volbou sdílení dat v rámci organizace.

Pokud budete pracovat na úložišti OneDrive, pak bude možné data rovnou sdílet i externím osobám, což na SharePointu musí nastavit správce v případě potřeby.

Sdílení dokumentů je jednoduché a bezpečné, sami určujete, komu a za jakých podmínek budete sdílet. Navíc můžete zvolit zároveň úroveň sdílení – zda se bude jednat o sdílení s právem jen pro čtení nebo i pro editací souboru.

V případě, že umožníte soubor pouze číst (tedy deaktivujete možnost upravit), pak se automaticky zobrazí další nastavení, ovlivňující stahování souboru.

Sdílet data lze formou odkazu anebo přímo přes vybrané e-mailové adresy cílených osob.
Příjemnou funkcí, kterou naleznete zejména na úložišti OneDrive, kde je pak možnost časového omezení odkazu, které po určité době vyprší.

Různé další varianty a detailní pohledy na práva a formy sdílených souborů nabízí také článek ze stránky Microsoft support.office.com, Zdieľanie súborov a priečinkov.

 

#6 Ukončení a změny ve sdílení dokumentů na SharePointu

Nastavení sdílení souborů nebo dokumentů na intranetu se dnes lze velmi lehce změnit nebo ukončit. Díky novému vzhledu a ovládání prostředí, zvládnete měnit nebo ukončovat práva nejen jednotlivcům, ale zároveň i skupinám, nebo celým týmům.

Jste-li například vlastníky konkrétního týmu můžete přes prostředí SharePoint určit blíže kdo další bude mít přístup k vašim souborům.

Velmi jednoduché je zároveň i získání odkazu vázaného přímo na soubor a přiřadit ostatním různé druhy přístupů k dokumentu.

Postup, nastavení a kontrola stavu sdílení dokumentu:

• Připojte se ke svému intranetu.
• Najděte soubor nebo složku, která je sdílená a jejíž práva chcete změnit nebo je zkontrolovat.
• Označte dokumentu, který je již sdílený.
• Aktivujte ikonu v pravé části obrazovky, vázanou na podrobnosti .
  
• Tím aktivujete dialog – vlastnosti dokumentu.
  
• Uprostřed okna pak zvolte příkaz „Spravovať pristup“.

Právě v tomto nastavení je možné detailně určit, kdo bude mít přístup k dokumentům, jaká skupina uživatelů si danou sadu dokumentů může zobrazit.

Samostatně můžete ukončit přístup všem za pomoci tlačítka „Zastaviť sdielanie“ a definovat, kdo do dokumentů už přístup mít nebude a naopak, kdo bude mít přístup dále a může dokumenty i upravovat.

Současně nastavíte návštěvníky, vlastníky a členy – to přesně podle jejich práva vstupu a úpravy dokumentu. Vše samozřejmě nastavuje vlastník souboru.

Podrobný rozbor sdílení naleznete v článku Ukončenie zdieľania súborov alebo priečinkov vo OneDrive alebo SharePointe alebo Zmena povolení na webové stránky support.office.com.

 

#7 OneDrive – chybné pojmenování položek a nežádoucími znaky v názvu

Úložiště OneDrive bývá velmi často synchronizováno. Synchronice na váš počítač, vám přinese rychlé a pohodlné zpracování dokumentů. Může se ale lehce stát, že budete mít ve svém úložišti data, která budou vykazovat při sychronizaci chyby v názvech a následně budete vyzváni k jejich přejmenování.

Doporučené položky přejmenujte, protože správná práce se synchronizací a dodržování pravidel se vyplácí minimálně v rychlosti zpracování dat.

Existují znaky, které jsou nepřípustnými a název se vám s nimi nepovede sestavit, mezi tyto patří:
“ * : < > ? / \ |

Pokud se chcete dozvědět detailněji, jaká pravidla je nutné dodržet pro správné pojmenování dokumentů, abyste se vyvarovali chyb, rozhodně si nenechte ujít článek ze webové stránky support.office.com Premenovanie položiek s neplatnými znakmi.

 

#8 Data z intranetových stránek SharePoint můžete prohlížet i přes OneDrive

Při procházení dat na OneDrive jsou k dispozici i odkazy na dokumenty intranetových stránek, což je skvělé při procházení a vyhledávání dat.

Po výběru konkrétní lokality se zobrazí přesné soubory a s nimi můžete rovnou pracovat.

Na každou lokalitu se přímo můžete odkázat za pomocí ikony, odkazu v pravém horním roku obrazovky. Zjednodušené ovládání a integrování procházení intranetových stránek značně zjednodušilo a ulehčilo práci všem, kdo mají umístěné informace v obou úložištích.

Součástí řešení je zároveň možnost vytvoření intranetové stránky přímo pomocí ikony
„Vytvorenie novej lokality“.

 

#9 Vyhledávání v Office 365

Velkou proměnou prošlo hledání v prostředí Office 365. Nejen, že lze hledat fulltextově, ale zároveň jsou prohledávána všechna prostředí v Office 365. Vyhledávat můžete v aplikacích, úložištích, v kontaktních informacích apod.

Nyní při základním zadání vyhledávaného slova získáte hromadné informace z celého prostředí.

Tedy například z úložiště OneDrive, textových dokumentů založených v aplikaci Word nebo Excel, dat uložených v SharePointu případně i samotné SharePoint stránky obsahující daná slova. Toto je velmi výhodné, protože není třeba vstupovat do jednotlivých aplikací samostatně a lokálně v nich prohledávat data.

Dalším zdrojem pro vás může být stránka o Inteligentním hledání a zjišťování na webu product.office.com.

 

#10 Rozšířené možnosti hledání v aplikaci Outlook

Pokud používáte Oultlook pro práci s e-mailovou poštou a prohlížíte poštu přes webový prohlížeč, pak je tato informace právě pro vás. Možnosti pro vyhledávání byly postupně rozšiřovány, nyní jsou již značně vylepšené a rozhodujícím faktorem je také rychlost vyhledávání, která se značně zvětšila.

Vyhledávat ve svých e-mailech můžete nejen podle odesilatelů a příjemců, ale zároveň i podle obsahů e-mailů, či podle datumu odesílání zpráv. Navíc je k dispozici i rozšířené hledání, která vám ulehčí práci, protože zobrazený dialog obsahuje řadu polí pro detaily vyhledávání.

Nastavené filtry umí například přímo z webového prohlížeče vyhledávat e-mail s přílohou nebo obsahující konkrétní klíčová slova.

Vyhledávání samozřejmě probíhá fulltextově a je napojené na všechny e-mailové účty, které máte připojeny do Outlooku.

Pro všechny, kdo si libují ve skládaných výrazech a zadáních, je samozřejmě připravena řada kombinací a forem zadávání vyhledávaného výrazu.

Podrobné varianty i s možností dalšího vyhledávání ve starší verzi Outlooku, naleznete v článku Vyhľadanie aplikácií Pošta a Ľudia v Outlooku na webe, umístěném na webu společnosti Microsoft support.office.com.

 

#11 Outlook – www.osupportweb.com

Stránka vytvořená pro všechny, kdo potřebují pomoci s Outlookem, chtějí se dozvědět různé podoby porovnání funkcionalit, stačí vypsat co vás trápí a s čím potřebujete pomoci a stránka vám nabídne pomoc.

 

#12 Admin Center v novém

Prostředí určené administrátorům Office 365 získalo nové rozhraní a je na využívání pohodlnější a rychlejší při ovládání. Kromě stávajících prvků si může každý administrátor krásně nadefinovat vlastní zobrazení domovské stránky, příspěvků a karet, které si chce zobrazit.

Vzhledem k velkému množství možností, připravených pro administrátora jsou některé prvky ve výchozím zobrazení skryté a možností zobrazení kdykoliv, kdy je třeba.

Na domovské stránku můžete v libovolném pořadí přidat kartu, kterou budete nejvíce sledovat. Stačí aktivovat ikonu „Pridať kartu“ v horní části obrazovky. Následně pak vybrat z nabízených možností karet.

Z důvodu ušetření prostoru a snadnější orientaci si lze upravit zároveň i navigaci, umístěnou v levé části obrazovky.

Využijete k tomu ikonu „Prispôsobiť navigáciu“, ta zobrazí výběrové okno s jednotlivými částmi navigace. Zde si sami určíte, které položky navigace potřebujete mít zobrazené a které preferujete.

Bližší informace o novinkách v Admin Centru naleznete také v článku
What’s new in the NEW Microsoft 365 admin center.

 

#13 Změna motivu Office 365 pro vaší školu a uživatele

Funkce je dostupná pro správce Office 365 a jde o sadu možností, kde si může každý správce nastavit prostředí (motiv) pro svou školu. Úpravy jsou jednoduché a vše lze nastavit přes konzoli správce.

Postup, Jak se k nastavení dostanete:

• Přihlaste se jako správce.
• Přejděte do prostředí Admin Center.
• V levé nabídce zvolte „Nastavenia“ a zobrazte si „Profil Organizácie“. Pozor, nabídku „Nastavenia“ naleznete po rozkliknutí prvku „… Zobraziť všetko“.

• Z nabízených možnosti, zvolte variantu úpravy vlastního motivu.
  
• Po rozklinutí ikony „Upraviť“ se zobrazí podrobné možnosti, pro změnu motivů.

Co vše můžete změnit?

Například jméno celé organizace, které se bude zobrazovat v titulku celého Office 365, nebo logo vaší organizace či školy, případně i barvy vázané na celou organizaci.

Veškerá nastavení jsou jednoduché, ale může je provádět pouze osoba s právem administrátora.

Podrobněji si vše můžete přečíst také v článku Customize the Office 365 theme for your organization.

 

#14 Úkoly z Planner zobrazené v aplikaci Microsoft To-Do

Už v minulém článku jsme psali o integraci aplikace Microsoft To-Do, mezi rodinu Office 365. Nyní už přichází první inovace. To-Do je jedním z hlavních míst, kde byste mohli mít umístěné své úkoly a kde máte k dispozici nejen denní, ale zároveň i dlouhodobý přehled nad svými aktivitami.

Do aplikace To-Do se připojují postupně aplikace, vázané na plánování a organizaci času. První z nich je bezesporu aplikace Planner, která dokáže plánovat a organizovat malé skupiny tak, aby právě zde mohli vedoucí týmů mít přehled nad prací svých kolegů.

Po zobrazení aplikace Microsoft To-Do se vám zobrazí nyní přehled všech aktuálně prováděných a plánovaných aktivit.

Příjemnou skutečností je, že aplikace Microsoft To-Do je úzce propojená s aplikací Outlook a vše je vzájemně synchronizováno, e-maily označené příznakem se vám automaticky budou také napojovat přímo do přehledu úkolů.

O nastavení služeb a případné další konfiguraci se dočtete také v článku
Zobrazenie úloh Plannera v aplikácii Microsoft to-do, umístěném na stránce společnosti Microsoft support.office.com.

 

#15 Yammer a úprava textu ve zprávách

Do aplikace Yammer byla přidaná funkce RTF formátování. Nyní jakoukoliv zprávu obohatíte a můžete rovnou formátovat nebo přidávat různé speciální prvky, jakými jsou například animované GIF obrázky nebo přílohy vybírané z různých zdrojů. Zdrojem pro přílohu může být například SharePoint nebo soubory z pevného disku vašeho počítače, případně soubory ze skupin přímo v Yammeru.

Zprávu můžete také formátovat s pomocí tučného písma nebo kurzívy, případně v ní vytvářet odrážky, odkazy nebo číslované seznamy. Jde o zpříjemnění a zatraktivnění práce ve skupinách i v příspěvcích jednotlivců.

O formátování zprávy v prostředí Yammer a dalších možnostech píše také Irene Pasternack ve svém článku Rich text formatting Yammer messages.

 

Závěr

Věříme, že vám zmíněných 15 funkcí bude užitečných a některé z nich vyzkoušíte. Budeme dále sledovat nové a aktuální změny a za další dva měsíce se můžete těšit na další článek z této série.