Novinky v Office 365 – Máj, Jún 2019

Školní rok byl ukončený a přinášíme další článek, obsahující novinky a zajímavosti ze světa Office 365 za poslední dva měsíce. Tentokráte jsme vybrali 15 témat, z nichž velká část patří aplikaci Teams a SharePoint. Vzhledem ke končícímu školnímu roku máme také speciální části EDU novinek.

EDU novinky

Dnešní článek začneme speciálními novinkami pro školství, které společnost Microsoft oznámila během měsíce Juna. S novými funkcemi se pedagogové, správci sítí, studenti i žáci budou postupně moci setkávat při práci s aplikací Teams.

Zdroj: https://youtu.be/28vnu0LbYR4

Následující 4 novinky i několik dalších zajímavých novinek publikoval
Justin Chando, Principal Product Manager, Education v článku:
Teams for Education celebrates two years with new updates for back-to-school.

#1 Zjednodušený „Mřížkový seznam“

Pro lepší orientaci ve svých týmech, budete moci využít zobrazení v podobě dlaždic. Nová forma zobrazení všech vašich týmů přinese jednoduchost a přehlednost nejen u žáků a studentů, ale také u pedagogů. Všechny stávající týmy zůstanou beze změn, jen jejich úvodní přehled a desing se změní.

Zdroj: https://educationblog.microsoft.com/en-us/2019/06/teams-for-education-celebrates-two-years-with-new-updates-for-back-to-school/

#2 Nová forma oznámení

Příjemné, barevné, a hlavně snadno identifikovatelné – to jsou charaktery nových podob oznámení. Obratem studenti nebo členové vašeho týmu uvidí, o jakou zprávu se jedná.

Součástí oznámení jsou možnosti změny barevného designu s výběrem grafických schémat, doplnění vlastního obrázku nebo fotky.

Postup:

• Zvolte v konverzaci chatu první ikonu – pole pro vytvoření zprávy.
• Vyberte v levém horním rohu zprávy, že chcete napsat oznámení.
• Vyberte v pravém dolním rohu oznámení změnu barevného schématu a výběru pozadí.
• Navolte druh pozadí výběrem z kategorií (Obecné, Třída, Kluby aktivity a sporty).
• Vše potvrďte.

#3 Klasifikace týmů

Při zadávání úloh studentům, bude moci pedagog sledovat informace o zadaných úlohách a bude mít k dispozici globální přehled nad známkami (body v týmech), jak byly přidělovány jednotlivým studentům. Tento přehled je velmi příjemnou pomůckou, pokud pedagog vede více týmů.

Zdroj: https://educationblog.microsoft.com/en-us/2019/06/teams-for-education-celebrates-two-years-with-new-updates-for-back-to-school/

#4 Živé titulky – odbourání jazykové bariery

Na odbourání jazykové bariery čeká lidstvo staletí, první realizace se dostávají na svět. Jde o možnosti zapnutí živého překladu do vašeho rodného jazyka. Při jakékoliv on-line komunikaci bude možné zapnout živé titulky, které automaticky dokážou překládat mluvené slovo do zvolené řeči.

Zdroj: https://educationblog.microsoft.com/en-us/wp-content/uploads/media/Microsoft-Teams-turns-2-4.gif

Další novinky a zajímavosti z aplikace Teams

#5 Sdílení souborů mezi jednotlivými týmy

Pokud pracujete s aplikací Teams již delší čas víte, že soubory bylo vždy možné sdílet především v prostředí vlastního týmu. Nyní je tomu jinak, protože úložiště souborů v Teams je řešené obdobným způsobem jako v prostředí OneDrive nebo SharePoint.

Sdílet dokumenty můžete i v prostředí SharePoint i v prostředí Teams. Samotné sdílení můžete provést za pomocí kopírovaného odkazu na soubor přímo v Teams, a nebo lze otevřít prostředí přímo v SharePointu a sdílení provést klasickým způsobem.

Postup:

• Vybraný soubor najdete v kartě „Súbory“.
• Označíte zvolený soubor a vyberete „Získať prepojenie“.
• Zde si vyberete zda budete kopírovat odkaz v aplikaci Teams nebo v prostředí SharePoint.
• Odkaz (prepojenie), pak můžete kdykoliv vložit do libovolného týmu.

Podrobný rozbor a další informace o možnostech sdílení v prostředí SharePoint získáte v článku
Sharing files in Microsoft Teams.

#6 Analýzy využívaných služeb v Teams

Správci sítí i vedení školy budou nadšení, protože nyní mají přístup k podrobným analýzám za konkrétní týmy. Během krátké doby bude možné právě takové analýzy sledovat přímo v prostředí konkrétního týmu.

Aktuální analýzy uvidí správce ve správcovské konzoli určené pro správu aplikace Teams.

Postup:

• Přejděte do správy Office 365 – prostřednictvím ikony „Správca“.
• Zvolte část „Centrá spravovania“ a možnost „Teams“.
• V prostředí správce pro aplikaci Teams zvolte funkci „Analýza a správy“.

Zde naleznete možnost výběru druhu analýzy v podobě grafu a nastavení časového období.

Zvolte například „Používanie aplikácie Teams“ a nechte si vyhledat přesný graf, ukazující aktivitu v týmech vaší organizace.

Všimněte si také nenápadné ikony excelu v pravém horním rohu sestavy, vše můžete exportovat do souboru formátu CSV.

#7 Nastavení a povolení externího přístupu

Pokud chcete povolit a nastavit externí přístup, tedy přístup pro doménu organizace, které důvěřujete, můžete předvolit uživatele právě z této domény. Následně nastavit vše tak, že si vzájemně budou vaše organizace důvěřovat a pak bude možné vyhledávat osoby z konkrétní organizace a přidávat je do vašich vlastních týmů. Služba platí i pro aplikaci Skype pro firmy.

V nastavení lze povolovat či zakazovat vybrané domény. Vše funguje tak, že pokud doménu zakážete, vybraní uživatelé s konkrétní e-mailovou adresou nebudou mít přístupy ke kontaktům z vaší organizace. V opačném případě, pokud doménu povolíte, pak všechny ostatní domény budou zakázané.

Postup:

• Přejděte do správy Office 365 – prostřednictvím ikony „Správca“.
• Zvolte část „Centrá spravovania“ a možnost „Teams“.
• Následně zvolte „Nastavenia na úrovni organizácie“.
• Následně „Externý prístup“.

Zde konfigurujete veškeré nastavení pro externí uživatele, kteří se mohou propojit s vašimi Teams a kontakty. Tyto kontakty pak budete moci přímo přidávat do jednotlivých týmů ve formě externích hostů.

Přidání povolené či zakázané domény pak správce nastaví přes tlačítko „Pridať doménu“.

Možnosti a porovnání externích uživatelských přístupů nebo přístupů typu host, včetně podrobných návodů se dočtete také v článku Manage external access (federation) in Microsoft Teams.

#8 Události naživo

Živá vysílání jsou formou on-line schůzky, která je určena pro velké množství osob. Dokáže využít funkce Stream s kvalitním a rychlým přenosem naživo. Obdobné funkce možná znají někteří z vás z mobilních telefonů.

Účastníci živého vysílání, mohou sledovat živou nebo zaznamenanou událost v Yammeru, v Teams nebo na Stream a mohou komunikovat s moderátory pomocí moderované konverzace Q & A nebo aplikace Yammer.

Živé události jsou považovány za další verzi Skype Meeting Broadcast. Správci sítí navíc mohou v reálném čase prohlížet analýzy pro živé vysílání v centru Microsoft Teams admin.

Postup jak vytvořit Události naživo:

• Správce sítě musí za pomocí konzole správce správně nastavit funkcionalitu pro živé vysílání.
  • Přejděte do správy Office 365 – prostřednictvím ikony „Správca“.
  • Zvolte část „Centrá spravovania“ a možnost „Teams“.
  • Aktivujte volbu „Nastavenia udalostí naživo“.

• Následně naplánujte schůzku přes aplikaci Teams.
• V horní části dialogového okna zvolte „Nové podujatie naživo“.

• Zobrazí se průvodce, který vás vede pár jednoduchými kroky až do zobrazení události naživo.
• Následně budete moci konfigurovat vaše prostředí
  • Zobrazit sdílení plochy, kamery

• Zvolit, která část se bude vysílat naživo atd..

 

Nezapomeňte, že prvnímu spuštění předchází práce a nastavení správce sítě, a to včetně nastavení licencí.

Podrobně o Živých událostech je psáno v článku What are Microsoft Teams live events? Doporučujeme rozhodně si vše nejdříve prostudovat, než se do samotné akce pustíte.

Další novinky a zajímavosti z prostředí SharePoint

#9 SharePoint Admin center v novém prostředí

Jistě jste zaznamenali, že základní prostředí určené správci sítí je v nové formě. Zobrazení se stalo mnohem přehlednějším a správce sítě tak může velmi rychle ovládat prvky SharePoint stránek a zjišťovat si například, jak se s konkrétní stránkou pracuje, kdo jí upravoval a kam je sdílená.

Nechybí ani analytické nástroje v podobě statistických grafů. Na úvodní obrazovce můžete zároveň najít aktuality o nových funkcích, které se v prostředí SharePoint zobrazují.

V novém prostředí, také velmi pohodlně nastavíte práva přístupu a ovládání sdílení dat na SharePoint stránce nebo OneDrive, každé z nich může být nastaveno individuálně.

Jednou ze součástí nového zobrazení správcovské konzole je také seznam aktuálních lokalit, zde dokážete nastavit a zjistit podrobné informace o lokalitě.

O novém rozhraní pro správce sítě píše ve svém článku Updates for SharePoint security, administration, and migration, Bill Bear.

Zároveň se zde dozvíte i o nastavení prostředí „Multi – geo funkce“, určené pro Office 365 Groups, kde každá skupina může ukládat svá data do jiného úložiště dle přesné lokality.

Zdroj: https://youtu.be/Do9U3JuROhk

#10 Používanie lokality SharePoint

Jednou z příjemných funkcí lokalit SharePoint je statistická informace, ke které se dostane především vlastník lokality – jak je intranetový web využívaný. Mezi analýzami jsou různé druhy grafů, umístěné na časové ose.

Mezi těmito statistikami jsou také informace:

• Počet návštěvníků intranetového webu.
• Sdílení externích uživatelů.
• Využívání konkrétních dat z úložiště.

Funkce je příjemná i z pohledu zjištění atraktivity lokality a případného vylepšení konkrétních jejích částí.

Další různé příklady a ukázky statistik naleznete také v článku společnosti Microsoft, Zobrazenie údajov o používaní lokality SharePoint, který je součásti stránky https://support.office.com/ .

#11 Spolupráce Teams a SharePoint – týmová spolupráce

V každém kanálu konkrétního týmu dnes můžete mít napojené i externí nebo spolupracující aplikace.

Inovací se stal výběr:

• Tvorby propojené domovské stránky konkrétní lokality.
• Seznamů.

Každý uživatel si dnes může vybrat, kterou část lokality bude sledovat v prostředí Teams.

Postup:

• Aktivujte konkrétní tým, ke kterému chcete napojit SharePoint stránku.

Zvolte přidání karty a vyberte stránku SharePoint.

Všimněte si, že s ikonou SharePoint je provázána i „Knižnica dokumentov“. Její obsah můžete mít kdykoliv namapovaný pro konkrétní team.

Pokud vyberete z nabídky karet SharePoint, může se vám zobrazit i přesná (vámi vybraná) intranetová lokalita, nebo předpřipravený seznam. To znamená, že kdokoliv z týmu pak lehce může například přidávat informace do seznamu přímo z aplikace Teams.

Řadu dalších možností, jakými jsou například:

• Sestavení atraktivní stránky SharePoint nebo mapa o aktivitě týmu.
• Různá oznámení.
• Vylepšení webových částí intranetových stránek.

To vše se můžete dočíst v článku SharePoint poskytuje týmovou práci v aplikacích Office 365, jehož autorem je Mark Kasman.

#12 Sdílení dat a synchronizace hosta nebo externího uživatele

Možnosti sdílení jsme řešili už v různých podobách v minulých článcích, dnes ale zmíníme sdílení SharePoint dokumentů hostitelským účtům v aplikaci Teams nebo přímo externím osobám.

Pokud je povolený externí přístup konkrétnímu uživateli, nebo je uživatel připojený jako host k týmu, máte možnost sdílet libovolný dokument nebo libovonnou složku takové osobě. Ihned po sdílení dostane dotyčná osoba informaci ve formě e-mailu.

Prostřednictvím odkazu umístěného v e-mailu, se k dokumentům bez problémů dostanete. Navíc můžete nechat dané soubory či složky synchronizovat vůči svému počítači a tak budete mít ihned přehled o tom, pokud někdo jiný soubor aktualizuje nebo změní.

Stejné sdílení můžete nastavit i na celou SharePoint lokalitu, ale zde je nutné první povolení a nastavení ze strany správce sítě.

Další podrobnosti se dočtete také v článku B2B Sync (náhled), kde je popsáno, jak přidělit přístupy a vše nastavit stran správce sítě – včetně scriptu připraveného v PowerShell.

Další novinky a zajímavosti z aplikace Forms

#13 Přesun formulářů mezi týmy a změna vlastnictví

Vlastní formuláře, a nebo formuláře skupiny můžete přemístit mezi týmy a nebo můžete převzít právo po původním vlastníkovi formuláře.

Je-li příkladně ve škole zaměstnanec, který odchází ze školy, správce sítě může jednoduchým způsobem přistoupit k jeho formulářům a přenést je např. do jiného týmu, ve kterém je již nový vlastník, který se u následně ujme práce s formulářem, případně zpracováním získaných dat.

Postup:

• Zobrazte prostřednictvím aplikace Forms své stávající formuláře, které vlastníte nebo jsou umístěné ve skupinách jichž jste členy.

Aktivujte u vybraného formuláře symbol tří teček v pravém horním rohu.

Zdroj: https://support.content.office.net/sk-sk/media/b9494f06-6095-4039-a74f-1781b57cdae4.png

• Následně nastavte volbu „Premiestniť“.
• Vyberte skupinu, nebo team do kterého svůj formulář přemístíte.

Formulář se následně přemístí a bude vlastnictvím týmu, který nastavíte.

V případě odcházejícího zaměstnance je lhůta 30 dní, kdy zůstane formulář propojený s původním účtem.

Přesný postup a mnoho dalších informací naleznete také v článku Prenos vlastníctva formulára, který je součástí stránky https://support.office.com.

#14 Microsoft Forms dokumentace

Pokud se chcete dozvědět o aplikaci Forms maximum informací, nenechte si ujít speciální stránku, kde je do detailu rozepsáno vše o tom, jak využívat nebo tvořit formuláře. Stránka je rozdělena do několika tematických sekcí a je dokonce možné vše stáhnout v podobě PDF příručky.

Vše je dostupné zatím pouze v anglickém jazyce.

Podrobnou dokumentaci naleznete na odkazu: https://docs.microsoft.com/sk-sk/forms-pro/.

FindTime – Timemanagement

#15 FindTime plánování volného času

Doplněk FindTime využijí všichni, kdo plánují hromadné akce pro více osob. Potřebujete-li se shodnout na vhodném termínu s více osobami, rozhodně využijte doplněk FindTime. Plánování je s ním jednoduché a hlavně je multiplatformní.

Představte si situaci, že plánujete společné setkání a víte, že dané osoby budou mít jistě různé možnosti volného času. Jednoduše naplánujte několik termínu a konkrétních časů a všichni si vyberou ten termín, který se jim nejvíce hodí. Na závěr projdete výsledky a vyberete vhodný termín, který se hodí všem. Jednoduché, rychlé a hlavně efektivní plánování.

Doplněk FindTime se po instalaci přidá k aplikaci Outlook a pomocí něj plánujete.

Navrhované termíny rozešlete, a adresáti hlasují pro nejlepší termín. Tento způsob výběru je opravdu rychlou formou plánování.

Zdroj: https://youtu.be/JdWAGX5EvKE?list=PLXPr7gfUMmKy3AGKae5OakREKxQWsfkNb 
Chcete-li FineTime vyzkoušet, navštivte stránku https://findtime.microsoft.com/.

Závěr

Věřím, že vás těchto 15 zajímavých funkcí inspirovalo k vyzkoušení a že během letních prázdnin naleznete prostor podívat se na některé z nich, podrobně.

Za další dva měsíce se opět můžete těšit na další článek. Všichni pedagogové, správci sítí i vedení školy jej dostanou jako malý dárek, pro šťastný vstup do nového školního roku.

Přeji všem pedagogům, správcům sítí i studentům krásné letní prázdny.