Novinky a zajímavosti v Office 365 – Júl, August 2019

Prázdniny jsou za námi a s novým školním rokem přinášíme další článek, obsahující novinky a zajímavosti ze světa Office 365 za poslední dva měsíce. Nové možnosti aplikace Stream, Teams, Forms, OneDrive a ostatní jsou zde. Vše je obohaceno o užitečné informace, určené pro všechny pedagogy.

 

Microsoft Teams

#1 Microsoft Teams – moderování kanálu

Jedním z vylepšení aplikace Microsoft Teams je nastavení moderování vybraného kanálu. Tedy lze nastavit vše individuálně pro vybraný kanál.

Moderátorem je osoba, která vše řídí a může přispívat do kanálu. Defaultně je připravené prostředí tak, že moderování je vypnuté a všichni mohou přidávat své příspěvky a komentáře.

Postup nastavení:

• V aplikaci Teams vyberte kanál, který budete upravovat.
• Aktivujte „Správu kanála“.
  
• Změňte nastavení moderování kanálu na Zapnuté.
  
• Vyberte, kdo konkrétně bude mít přístup jako moderátor, může to být i jedna osoba.
  

Jistě jste si všimli i možností povolení odesílání zpráv pro „boty“ a „konektory“.  Obě možnosti můžete podle libosti povolit nebo zakázat.

Všechna nastavení samozřejmě mohou upravovat jen vlastníci týmu, pokud nenastavíte jinak.

#2 Microsoft Teams – EDU, zobrazení stavu přidělených úloh

Úprava zobrazení přidělených úloh v aplikaci Teams pro opravujícího pedagoga dostála jemných změn. Pro pedagoga ale velmi příjemných a pomocných. Připravili jste zadání úlohy, distribuovali je studentům a nyní čekáte na jejich aktivitu a chcete si udělat přehled o tom, jak úlohy odevzdávají?

Potřebujete zjistit – zda-li jsou studenti aktivní a chcete odeslané úlohy opravit?
Přesně pro tento případ jsou tu malé změny.

V aplikaci Teams si můžete zapnout přehlednou grafickou osu zadaných úloh

Postup:

• Spusťte aplikaci Teams.
• Ve správném týmu (EDU) zvolte v kanálu „Všeobecný“ – „Priradené úlohy“.
• První změnu uvidíte na první pohled, grafické zobrazení přiřazených a odevzdaných úloh.
  
• V horní části si můžete aktivovat zobrazení grafické osy pomocí „View grades“.
• V detailu konkrétní úlohy pak naleznete přímé rozdělení, kdo odevzdal či neodevzdal zadanou úlohu, tedy netřeba vše vyhledávat samostatně.
  

Těchto pár drobností, vám ulehčí práci při opravování úloh a věřím, že vás nadchnou.

To-Do

#3 To-Do a sdílené seznamy

Příjemnou funkcí aplikace To-Do je nyní možnost sdílených seznamů úkolů. Sdílení funguje jen mezi osobními účty, anebo účty jedné organizace.

Tedy můžete sdílet se svým kolegou nebo studenty To-Do list. Jedná se o ideální variantu při projektovém vyučování. Jednoduché a efektní řešení.

Jak nastavit sdílení seznam úkolů (To-Do listu):

• Spusťte aplikaci To-Do.
• Připravte si seznam úloh pro konkrétní projekt.
  
• Klikněte pravým tlačítkem myši na vybraný seznam úloh, které chcete sdílet a vyberte „Možnosti zdieľania“.
  
• Zobrazí se dialog, obdobný jako při sdílení souborů na OneDrive.
  
• Po připojení studenta uvidíte seznam osob, které jsou připojeny.
  

Závěrem stačí zkopírovat odkaz a předat jej třídě, nebo kolegovi, který má do seznamu mít přístup. Ten může přidávat nové úlohy, nebo s vámi editovat stávající.

Nyní mohou obě strany řešit úlohy z konkrétního seznamu.

Whiteboard

#4 Whiteboard – Aktivace služby v Office 365

Aplikace Whiteboard je vhodná při využívání sdílených tabulí a je propojitelná do různých aplikací. Správce sítě může tuto službu zapnout pro celou školu tak, aby na ní viděli učitelé, žáci a nebo i vedení školy.

Jak aktivovat Whiteboard v Office 365?

• Přejděte na „Microsoft 365 centrum spravovania“ – aktivujte v Office 365 ikonu „Správca“.
• Zvolte v části „Nastavenia“ položku „Služby a doplnky“.
  
• Z nabízených služeb vyberte ve spodní části seznamu služeb „Whiteboard“
  
• Následně vyberte povolení služby
  

Nyní můžete Whiteboard využít ve všech službách.

Na stránkách společnosti Microsoft support.office.com naleznete také nápovědu, jak využívat službu Whiteboard.

Velmi užitečným zdrojem, je pak přesný návod i s praktickými ukázkami – Jedna aplikácia na všetky interaktívne tabule, který na blog.vzdelavameprebuducnost.sk, publikovala Zuzana Molčanová.

Stream

#5 Microsoft Stream – nahrazení existujícího videa

Jednoduchá, ale účinná funkcionalita v Microsoft Stream vám pomůže u existujících a publikovaných videí, nahradit stávající video za jiné. Jedná se o případ, kdy například zjistíte, že ve stávajícím videu je chyba a potřebujete je vyměnit za nové opravené.

Velkou výhodou je, že není nutné vlastnosti videa měnit, ani jej znovu publikovat jako nové. Vše zůstane v původním nastavení a vy se o nic nemusíte starat. U všech, komu jste video sdíleli nemusíte nic měnit vše zůstává stejné.

Postup:

• V prostředí Office365 aktivujte Microsoft Stream.
• Zvolte „Môj obsah“ a „Videá“.
  
• Zobrazí se seznam vypublikovaných videí.
• Zobrazí se podrobné detaily o videu, zvolte v pravé části nahoře „Nahradiť video“.
• V následujícím dialogovém okně můžete pak už jen zvolit a vybrat nové video ze svého uložiště a původní video nahradit.
  

Tento jednoduchý způsob a funkcionalita Vám ušetří čas a nastavení sdílení a parametrů nových publikovaných videí.

Podrobnější možnosti doplněné o další odkazy, jak pracovat s nahranými videi Microsoft Stream si můžete nastudovat i v článku Replace a video in Microsoft Stream.

#6 Office 365 Video nebo Microsoft Stream?

Jak nejlépe přejít a převést videa z prostředí Office 365 Video na Microsoft Stream? Microsoft Stream je nástupcem Office 365 video a přináší řadu vylepšení.

Mezi hlavní, které se chystají patří:

• Podpora Office 365 Groups, povolení video knihoven pro každou Office 365 Group.
• Povolení oprávnění na konkrétních video úrovních.
• Kategorizace a třídění videí.
• Videa budete moci zařadit i mezi více kanálů.
• Vlastní seznamy videí, pro zpětné prohlížení.
• Komentáře přímo uvnitř videí.
• Detailní popisky ve videu, které budou obsahovat odkazy na přesná místa ve videu.
• Podrobné vyhledávání v obsahu videa.
• Rozeznávání tváří ve videu.
• Živé události.
• Nahrávky z Microsoft Teams.
• Stream mobil application v iOS, Android s offline přehráváním.

Pokud vás přesně témata videí zajímají a pracujete s nimi, nenechte si ujít článek s detailními podrobnostmi a možnostmi Microsoft Stream – Office 365 Video transition to Microsoft Stream overview.

#7 Microsoft Stream – 30 dní pro obnovení videa

Aktuální doba, po kterou můžete prodloužit délku existence smazaného videa v koši se prodloužila na 30 dní. Jakmile smažete video, dostane se do koše.

Pro jeho obnovení postupujte následně:

• V prostředí Office 365 aktivujte Microsoft Stream.
• Zvolte „Môj obsah“ a „Videá“.
• Přejděte do části „Kôš“
• Zobrazí se smazaná videa
  

• Zvolíte „Obnoviť“

Video můžete obnovit do 30 dnů po vymazání.

Pokud vymaže video uživatel, může obnovovat jen svá videa. Správce sítě v případě nutnosti může obnovit videa i ostatním.

Outlook

#8 Outlook a vylepšené možnosti připojení úložišť

V Office 365 jistě využíváte prohlížení e-mailu a také e-maily odesíláte. Velmi příjemnou je úprava prostředí pro výběr úložiště Cloudu a nastavení jeho možností. Pohodlně můžete napojit i jiné úložiště. Pro výběry dat například vybrat kromě dat z OneDrive také data z Facebooku, Google disku nebo Dropboxu.

Nastavení je jednoduché:

• Z aplikací Office 365 vyberte Outlook.
• Zvolte tvorbu nové zprávy.
• Ve spodní části těla zprávy, vyberte ikonu pro vložení přílohy.
• Vyberte „Prehľadávať umiestnenia v cloude“.
  
• Dostanete na výběr cloudové úložiště a můžete procházet různými místy svého OneDrive.
  
• Poslední možností z nabídky je „Pridať konto“. Pokud zvolíte namapování dalšího úložiště, pak budete moci definovat nejen nový druh úložiště, které se po nastavení bude automaticky nabízet, ale zároveň se zobrazí i možnosti přesného chování úložiště, které si sami nastavíte.
  

Můžete si všimnout, že samotné nastavení se týká i kalendáře nebo kontaktů.

Podrobný rozbor všech možností je k dispozici v článku Připojení souborů v Outlooku na webu, umístěném na stránkách společnosti Microsoft support.office.com.

#9 Quick Poll – doplněk Forms do aplikace Outlook

Součástí vašich e-mailů mohou být i rychlé kvízy nebo odpovědi na formuláře. Zajímavým doplňkem je Quick Poll. Doplněk vám bude fungovat jak v on-line prostředí, tak i přímo v aplikaci Outlook.

Jednoduše pak přímo z e-mailu vytvoříte formulář, který můžete rozeslat žákům či studentům na e-mailnapříklad k rychlému doplnění informací.

Jak získat doplněk Quick Poll a jak s ním pracovat:

• Z aplikací Office 365 vyberte Outlook.
• Zvolte tvorbu nové zprávy.
• Ve spodní nabídce nové zprávy vyberte symbol tří teček
  
• Zvolte poslední možnosti „Získať doplnky“.
• Automaticky se zobrazí okno se seznamem doplňků a zde vyhledejte Quick Poll.
  
• Doplněk doinstalujte.
• Ve vámi tvořeném e-mailu se ve spodní části nabídne zelená ikona Forms – s názvem Quick Poll. Po její aktivaci, se zobrazí v pravé části e-mailu prostředí Forms a můžete vyplnit formulář – s otázkami ankety.
  
• Odešlete studentům.
• Výsledky ankety následně můžete sledovat Jakmile student vyplní, automaticky se do formuláře zapíše odpověď.

#10 Outlook – přidání místnosti při plánování akcí

Aplikace Outlook má nyní k dispozici možnost plánování místností pro různé akce. Představme si pro příklad, že budete plánovat ve škole v rámci rozvrhu jazykové učebny nebo tělocvičny či laboratoře.

Plánované zdroje – místnosti se vám při plánování akce automaticky nabídnout a vy je jen vyberete. V případě, že je daná učebna obsazená na konkrétní čas, dostanete zpětnou odpověď, že tuto místnost poskytnout nelze.

Postup:

• Z aplikací Office 365 vyberte Outlook.
• Přejděte na kalendář.
• Zobrazte plánování schůzky na konkrétní čas.
  
• Vyberte „Vyhladať ďalšie miestnosti“.
  
• Uvidíte výběr místnosti a to včetně kapacity učebny.

Příjemné a jednoduché využívání kalendáře, může výrazně urychlit hledání volných prostor ve škole.

PowerBI

#11 PowerBI pro školy

Zpracování a vizualizace dat je čím dál více populárnější v komerčních společnostech pro sledování vývojů prodeje, výstupů výrobních linek, firemních aktivit i interních prvků firem.

Ve školách můžete krásně využít datových zdrojů, například ve fyzikálních a chemických laboratořích, při práci s výstupy různých čidel.

Během prázdnin bylo předvedeno využití PowerBI i v aktivitě Hacking STEM v kooperaci s NASA, pro vytvoření vzdělávacích příkladů radioaktivního záření a jeho využití. Obsahovalo i srovnání každodenního života studenta a života astronauta ve vesmírné stanici.

 

#12 Grafické vizuály PowerBI pro školy

Ovládání PowerBI není složité, samotné vizualizace dokáží velmi zaujmout. Jednou z novinek jsou předem připravené vizualizace pro školství, které tvoří sami pedagogové a nadšenci pro PowerBI. Některé z těchto vizuálů si můžete stáhnout i s datovými podklady.

Pedagog, který začíná pracovat s PowerBI – má ulehčenou práci, protože vizualizace jsou k dispozici včetně datových zdrojů. Je tedy velmi jednoduché si následně vytvořit výukové podklady pro vyučovací hodiny.

Jak se dostat k připraveným hotovým podkladům PowerBI:

• Přejděte ve svém prohlížeči na stránku Data Stories Gallery.
• Vyberte si z „All Data Stories“ část „Education“.
  
• Vyfiltrují se jen vizualizace zaměřené na školství.
• Zobrazí se řada různých vizuálů a vyberte si ten který vás zaujme.
  
• Po výběru konkrétního příkladu, se dostanete k jeho popisu a v řadě případů je k dispozici i originální datový soubor .pbix.
  

To vše bez velkých problémů můžete spustit v aplikaci PowerBI Desktop a se souborem si dále hrát a upravovat jej, dle potřeby.

OneDrive

#13 OneDrive – přidávání komentářů u jiných druhů souborů než souborů Office

Každý soubor uložený na OneDrive, který je vytvořený v jiné aplikaci než Office, tedy obrázky nebo soubory typu pdf, nyní můžete opatřit komentářem a můžete přes komentáře i diskutovat s kolegy např. základní instrukce k souboru.

Postup:

• Najděte na svém OneDrive dokument, obrázek, soubor který nepochází z aplikací Office.
• Soubor označte a vyvolejte jeho „Podrobnosti“ například přes pravé tlačítko myši a kontextovou nabídku.
  
• Zobrazí se automaticky v pravé části panel s podrobnostmi a uprostřed něj vyhledejte v části „Aktivita“ –  „Komentáre“
  
• Pokud v konverzaci použijete jméno kohokoliv, komu je dokument nasdílený, může reagovat. Využijte proto @jmeno.

Pro správce sítí

#14 Nová sestava – Kontrola aktivně funkčních služeb Office 365

Každý správce školní sítě nyní může rychle zjistit, které služby momentálně v Office 365 tenantu fungují. Nová sestava přináší zajímavý pohled tří hlavních okruhů služeb.

• Exchange Online.
• SharePoint Online/OneDrive.
• Skype for Business/Teams.

Tedy pokud budete mít nějaký problém s Office 365, podívejte se v první řadě na stav vašich služeb, zda-li nemají např. nějaký výpadek.

Kde sestavu najdete:

• Přejděte na „Microsoft 365 centrum spravovania“ – aktivujte v Office 365 ikonu „Správca“.
• Vyberte v sekci „Stav“ – „Stav služby“.
  
• Zobrazí se podrobná kontrola stavu spuštěných služeb a můžete vidět, které služby mají upozornění nějakého výpadku či problému.
  
• Po rozkliknutí konkrétní služby s upozorněním zjistíte problém, který se aktuálně stal.
  

#15 What’s New with Microsoft 365 | July 2019

Na závěr si rozhodně nenechte ujít video společnosti Microsoft, ve kterém jsou zmíněny i ostatní novinky, které během prázdnin spatřily světlo světa.

Závěr

Prázdninových novinek a zajímavostí byla spousta, věřím, že vás zaujaly a většinu z nich si vyzkoušíte naživo ve vaší škole. Dovolte, popřát všem pedagogům, žákům i studentům úspěšný školní rok 2019-2020. Začátkem měsíce listopad (November) se pak můžete těšit zase na nový článek z této série.