Novinky v Office 365 – September, Október 2019

Školní rok je v plném proudu a po prvních dvou měsících vám opět přinášíme novinky z Office 365. Věříme, že si vše vyzkoušíte a využijete informace ve škole, ať již jako pedagog nebo správce sítě.

 

SharePoint

#1 Úvodní stránka SharePoint

Prostředí SharePoint se stále vyvíjí, nyní je k dispozici i přehlednější úvodní stránka (rozcestník) všech SharePoint lokalit. Úvodní stránka doznala změn a bude se dále ještě měnit tak, aby byla co nejpřehlednější. Všimněte si, že v přehledu stran vidíte v levém panelu sledované týmy. V samotných náhledech naleznete pak informaci o obsahu stránky. Zároveň také můžete sledovat, počet lidí v teamu, aktuálně pracujících s danou lokalitou.

Vyhledávání informací se tak stává mnohem rychlejší a pohodlnější. Stránka dozná dalších změn a úprav, můžete se těšit například na rychlé odkazy posledních využívaných souborů nebo přehled sledovaných dokumentů. O tom zmiňuje článek Vaša nová Úvodná stránka SharePointu společnosti Microsoft, umístěný na stránkách support.office.com.

 

Teams

#2 Ovládání hovorů Teams pomocí sluchátek

Pokud realizujete meeting či telefonní hovor v aplikaci Teams, a máte sluchátka připojená přes USB, je možné ovládat hlasitost či přijmutí nebo ukončení hovoru za pomocí hardwarových tlačítek, přímo na sluchátkách.

Podrobněji se tomuto tématu věnuje článek Ovládanie hovorov pomocou náhlavnej súpravy v aplikácii teams, umístěný na stránkách support.microsoft.com.

 

#3 Analýza využívání aplikace Teams

Užitečná funkce určená pro správce Office 365, která byla vylepšená a obohacena o další sestavy.

Pokud chcete vědět, jak moc se využívají Teams ve vaší škole např. obsahově nebo při on-line konferencích, nebo si chcete zjistit frekvenci stahování souborů, využíjte sestavy, přesně připravené na tento účel.

Postup k náhledu na sestavu:

• Přihlaste se do Office 365 jako správce.
• Přepněte se na „Centrá spravovania“ do části „Teams“.
  
• Zobrazí se konzole pro správu aplikace Teams.
  
• Z levé nabídky rozbalte položku „Analýza a správy“ a vyberte „Zostavy používania“.
• Nakonfigurujte jakou přesně chcete zobrazit sestavu a za jaký časový úsek.
• Vyberte „Spustiť zostavu“.
  

 

#4 Titulky v živém přenosu – živé události

O živých událostech a živém přenosu jsme psali v předminulém článku. Během uplynulé doby se výrazně vylepšily překlady a samotné živé události byly obohaceny o titulky, které nyní fungují i ve slovenštině či češtině.

Jak vše nastavit z pohledu správce

• Přejděte do správy Office 365 – prostřednictvím ikony „Správca“.
• Zvolte část „Centrá spravovania“ a možnost „Teams“.
• Aktivujte volbu „Nastavenia udalostí naživo“.

Jak vše nastavit na straně organizátora akce

• V kalendáři naplánujte schůzku přes aplikaci Teams.
• V horní části dialogového okna zvolte „Nové podujatie naživo“.
• Nastavte časové volby, účastníky apod.
• Budete-li chtít zapnout nastavení titulků pak zvolíte „Nastavenie“ a v detailech pak vyberete:
  • Hovorený jazyk
  • Preložiť do: Slovenčina
    

Reálně pak po spuštění živé události nastavíte sdílení vybraných prvků např. plochy.
Pak začnete vysílat. Bude-li speaker využívat jako primární řeč angličtinu, mohou si účastníci zapnout aktivaci titulků přímo do slovenštiny.

Každý účastník, který se do konference připojí pak uvidí náhled prezentované plochy.

V případě, že prezentující hovoří jiným jazykem, je možné aktivovat titulky a nastavit je na jazyk, který potřebujete. Vše naleznete v pravém spodním rohu obrazovky, kde uvidí posluchač ikonu pro nastavení a ikonu s označením CC.

Jakmile jsou titulky aktivované ikona CC bude aktivní.

Výsledkem je pak přímý překlad mluveného slova prezentujícího. Ve webovém prohlížeči naleznete automatický překlad v podobě titulků, ve spodní části obrazovky.

 

#5 Teams – zahájit meeting

Nová funkce v aplikaci Teams, slouží k vytvoření okamžitého setkání s vybranými lidmi. Jedná se o možnost neplánovat setkání na konkrétní termín a čas, ale o zahájení konverzace mezi více lidmi dohromady v konkrétní žádaný okamžik. Tento způsob vytváření setkání má výhodu v tom, že se automaticky vytvoří i společný chat, ve kterém můžete využívat například zápisy ze schůzek nebo jednoduše udržovat konverzaci s ostatními.

Postup:

• V kalendáři aktivujete tlačítko „Zahájiť schôdzu“.
• Automaticky se zobrazí obrazovka, vázaná ke spuštění nové schůzky, kde nastavíte jestli chcete využívat kameru nebo mikrofon a jestli chcete mít rozostřené pozadí.
• Po spuštění schůze, můžete přizvat libovolné množství účastníků, podle potřeby.
  
• Po ukončení schůze nebo i během ní můžete využít ve školním prostředí i třeba funkce tabule.
  

 

#6 Teams – oznámení v konverzaci do více kanálů najednou

Jedná se o velmi příjemnou inovaci a funkci. V případě přípravy vaší zprávy v konkrétním kanálu, si můžete vybrat, že váš post bude umístěný ve více kanálech najednou.

Tedy automaticky odpadne nutnost například kopírování konkrétní zprávy do více kanálů.

Postup:

• Vyberte si základní kanál, do kterého budete uveřejňovat svůj příspěvek.
• V části konverzace aktivujte ikonu „Formátovať“.
• Zobrazí se podrobné okno pro vepsání zprávy a zde uvidíte novou možnost „Uverejniť na viacerých kanáloch“.
• Pomocí ikony pro výběr kanálů, si můžete vybrat z libovolného týmu libovolný kanál, kde uveřejníte svojí informaci hromadně.
  

Nová funkce je také popsaná v článku Cross post kanálovú konverzáciu v aplikácii teams, umístěném na stránkách support.office.com.

 

 

OneDrive

#7 Report sdílených souborů a složek z OneDrive nebo SharePoint lokality

Sdílené soubory na OneDrive má každý. Někdy je ale potřeba zjistit, co vše sdílíte a komu. Úložiště OneDrive i úložiště Sharepoint nabízí nyní způsob zjištění sdílených souborů formou reportu do CSV souboru. CSV soubor pak následně můžete například analyzovat přes aplikaci Excel.

Postup zjištění sdílených souborů na OneDrive:

• Přejděte do prostředí OneDrive ve svém Office 365.
• V režimu nastavení zvolte „Nastavenia OneDrive“.
  
• Následně zvolte v levé části obrazovky „Ďalšie nastavenia“ a vyberte „Spustiť zozstavu zdieľania“.
  
• V následujícím okně vyberte složku, u které chcete zjistit sdílení.
  
• Vygeneruje se automaticky e-mail, ve kterém dostanete odkaz na místo, kde je uložený csv soubor.
  
• Následně po importu souboru typu csv (nezapomeňte na kodování UTF-8), můžete zjistit seznam detailních informací o vaší složce.
  

Získání takových informací, může být velmi užitečné nejen pro správce sítě, ale i pro učitele samotného.

Podrobnější informace získáte v článku Report on file and folder sharing in a SharePoint site na stánkách https://docs.microsoft.com.

 

#8 Zálohování důležitých dokumentů na OneDrive

Správci školních sítí ocení a mohou nastavit všem uživatelům OneDrive tak, aby se zálohovali soubory z Plochy, Obrázky a Dokumenty. Funkce je aktuálně přístupná i pro pracovní nebo školní účty. Správce školní sítě má ideální možnost zajistit pro všechny uživatele své sítě zálohování. Pracovní plocha, bývá nejoblíbenějším místem k ukládání souborů a právě plochu můžete zálohovat také.

Obnovení dat je pak zároveň mnohonásobně jednodušší a vše funguje i v prostředí serveru.

Jak nastavit zálohování:

• Nastavte synchronizaci OneDrive svého školního účtu.
• Na ikoně OneDrive (v rezidentních programech) klikněte pravý tlačítkem myši.
  
• Zvolte položku „Nastavenia“.
• Dále na kartě „Záloha“ zvolte „Spravovať zálohovanie“.
  
• Nastavte položky podle svých potřeb.
  

Informace o zabezpečení takovéto zálohy jsou dále rozpracované v článku Redirect and move Windows known folders to OneDrive umístěném na stránkách docs.microsoft.com.

 

 

Outlook

#9 Outlook – okamžitá reakce na pozvánku na meeting či událost

Prostředí Outlook přináší novou funkci RSVP (Répondez s’il vous plaît) což znamená, že organizátor očekává vaší odpověď – Prosím odpovězte.
Aktuálně nemusíte zprávu otevírat, ale vše vidíte už v náhledu mezi seznamem zpráv, přímo v doručené poště.

Jakmile kliknete na tlačítko RSVP umístěné na zprávě zobrazí se dialogové okno, které očekává vaší reakci.

Celá komunikace se pak stává mnohem rychlejší. Další podrobnosti se můžete dozvědět v článku Okamžitá RSVP v Outlooku na webe, který je umístěný na stránkách společnosti Microsoft support.office.com.

 

 

Project

#10 Project Online Roadmap

Aplikace Project byla obohacena o tzv. Roadmap. Jedná se o speciální prostředí, ve kterém se zobrazuje přehled všech nebo vybraných projektů, na kterých pracujete. Obsahuje časovou osu a rozložení konkrétních aktivit v projektech.

Jde o velmi užitečnou funkcionalitu, využitelnou všemi, kdo plánují jakékoliv, byť malé projekty.

Jak Roadmap zapnout či vypnout

• Přejděte do správy Office 365 – prostřednictvím ikony „Správca“.
• Zvolte část „Nastavenia“ a možnost „Služby a doplnky“.
• Zvolte Project Online.
• Nastavte Roadmap na polohu on.
• Uložte změnu.

Pokud se s aplikací Project a Roadmap chcete seznámit blíže, rozhodně si nenechte ujít webové stránky https://support.office.com a témata věnovaná právě Roadmap.

Dále také sledujte blog „Braina Smitha“ věnovaný tématice Project – např. část Roadmap – New default setting coming soon!

 

 

Závěr

Věříme, že vás těchto 10 novinek inspirovalo a vyzkoušíte je při své práci ve škole nebo při správě školní sítě.

Společnost Microsoft připravuje mnoho dalších novinek, které v tento okamžik jsou v přípravě a do jednotlivých Office 365 tenantů (prostředí) budou postupně publikovány v následujících měsících.

Právě na tyto novinky se můžete těšit v dalším vydání naší série článků, kterou chystáme na konec roku 2019.