Novinky v Office 365 – November, December 2019

Kromě přání všeho dobrého v roce 2020, vám přinášíme další článek ze série novinek Office 365. Vybrali jsme pro vás novinky ze světa Teams, SharePoint, Forms, OneDrive, změny v aplikci Flow a několik novinek pro správce školních sítí.

Teams

#1 Prioritní oznámení v Teams

Aplikace Teams nyní umožňuje v případě potřeby nastavení, aby se vaše zpráva v konverzaci aplikace Teams zobrazovala s urgencí dvou minutového upozornění. Možnost zajišťuje funkce „Surna“, umístěná v konverzaci.

Vaše zpráva bude ve frekvenci 2 minut pravidelně připomínaná, dokud si jí adresát nepřečte. Délka celého procesu bude trvat po dobu 20 minut.

Postup:

• Přejděte do konverzace v aplikaci Teams.
• Zvolte ikonu vykřičníku, symbolizující urgenci zprávy.
• Vyberte z nabídky položku „Súrna“.

#2 Značky a označení v Teams

Značky v Teams umožňují označovat zdroje nebo společné atributy v chatu, například označení laboratoří, jazykových učeben, společných pomůcek, projektů nebo jednoduše společných prvků, které se dotýkají celých skupin.

Nastavení není k dispozici automaticky jako default služby, proto je nutné jej aktivovat, prostřednictvím konzole správce.

Postup

• V konzoli „Správca“, zvolte v sekci „Centrá spravovania“ – Teams.
  
• V prostředí správy aplikace Microsoft Teams zvolte „Nastavenie aplikácie Teams“.
  
• Zde zaškrtněte volbu „Navrhované infromačné kanály“..
  

Po aktivaci této služby, budete pak moci službu plnohodnotně využívat.

O cílené komunikaci a dalších zajímavostech ze světa Teams, píše na blogu společnosti Microsoft také „Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365“, v článku „Služba Microsoft Teams má každý deň 13 miliónov aktívnych používateľov a prináša 4 nové spôsoby, vďaka ktorým môžu tímy lepšie spolupracovať“. Ten by rozhodně neměl ujít vaší pozornosti.

#3 Přístup do Teams s Gmail účtem

Do Azure AD byla přidána podpora pro Google, jako poskytovatele identity pro přístupy účtů s právem hosta. Pokud používáte účet Gmail, a správce sítě na úrovni Azure AD vám povolí tuto službu, dostanete se do Teams školy nebo libovolné organizace a můžete je využívat.

Po aktivaci této služby, obdrží oslovený pozvánku do teamu přímo do svého e-mailu.

Služba nemá vliv na existující uživatele, kteří už v teamu jsou pozvaní. A přístup v podobě hosta také neovlivní ani skutečnost, že škola nepoužívá propojení se serverem v podobě AD Connect.

#4 Teams – přidání dalších uživatelů do soukromého chatu

Funkci, která do nedávna nebyla povolená, můžete nyní bez větších problémů využívat. Jedná se o možnost přidání další osoby do soukromého chatu dvou osob.

Nyní bez větších problémů, přidáte kohokoliv i do rozepsané komunikace. V takovém chatu pak nebude problém komunikovat a sdílet soubory nebo aktivity daných osob.

SharePoint

#5 Propagace souborů v SharePoint lokalitě

Máte-li vlastní SharePoint lokalitu a využíváte moderní vzhled stránek, bude se vám jistě hodit funkce propagace konkrétních souborů na hlavní stránce vašeho intranetu.

Propagace může být cílena na jednotlivce, nebo i na skupiny v Office 365. Nejdříve, ale musíte povolit zaměření na cílovou skupinu souborů.

Postup:

• Na své SharePoint intranetové stránce, aktivujte položku „Nastavenia knižnice“.
  
• Následně vyberte „Nastavenie zamerania na cieľové skupny“.
  
• V dalším kroku aktivujte „Povoliť zameranie na cieľovú skupinu“.
  

Povolení nejen dovolí ve vaší lokalitě využívat nové prvky moderního online SharePoint, ale zároveň dovolí možnost informování konkrétní skupiny uživatelů o tom, že dané dokumenty jsou aktuální nebo jakkoliv důležité.

Při označení více dokumentů, si pak můžete v sekci „Podrobnosti“, zvolit cílové uživatele či skupinu uživatelů, kteří se o souborech mají dozvědět.

Podrobněji o dalších nastaveních se můžete dočíst také v článku společnosti Microsoft „Cieľové súbory, správy a stránky pre konkrétne cieľové skupiny“, umístěném na webu https://support.office.com/.

#6 SharePoint – Zobrazení všech uživatelů, kteří si prohlédli daný soubor

Pokud správce sítě povolí ve správě SharePoint lokality funkci, aby v dané lokalitě bylo možné procházet soubory a evidovat uživatele, kteří si je prohlédli, pak se zobrazí na vybraných souborech přesný přehled o tom, kdo si je prohlédl, či editoval z celkového počtu sdílení. Stejný výsledek se ukáže v okamžiku, kdy si prohlíží jiný uživatel například váš článek nebo SharePoint stránku.

Na detailní kartě souborů, pak vidíte přímo profilovou fotku a základní informace o každém, kdo se na data podíval. Informace budou dostupné jen těm osobám, které mají přístup a povolení k prohlížení dat. Právo přístupu musí přidělit vlastník stránky.

Funkce je defaultně vypnutá a je nutné jí stran správce zapnout v SharePoint admin Center.

ZDROJ v článku- „Get started with the new SharePoint admin center“

O novém prostředí SharePoint Admin Center a nastavení navigačních panelů i navigačního centra se můžete také dočíst v článku „Get started with the new SharePoint admin center“.

#7 Tvorba moderních intranetových stránek v SharePointu v Office 365

Intranetové stránky v moderním rozhraní Sharepoint vypadají profesionálně a ovládání celé lokality je mnohem jednodušší.

Jednou z inovací je také možnost editace seznamu a například nastavení formátování polí.

Moderní rozhraní SharePoint, umožňuje spoustu nastavení a má řadu integrovaných prvků. Detailně se s nimi můžete naučit pracovat i prostřednictvím webové stránky společnosti Microsoft
„Build your modern intranet on SharePoint in Office 365“, stránka je doplněna i o rozcestník, kterým si zobrazíte i další výukové stránky – umožňující nastudovat tvorbu moderních stránek SharePoint.

ZDROJ videa i obrázku: „Build your modern intranet on SharePoint in Office 365“

Forms

#8 Nový druh otázky v aplikaci Forms – nahrání souboru

Nahrané soubory se staly dalším novým obohacením všech formulářů. Mezi otázkami, které připravujete jako obsah formuláře je nyní položka – „nahrať súbory“.

Z pohledu učitele jde o výborný nástroj, pomocí něj si můžete nechávat odevzdat například rozsáhlejší práce nebo i samotné písemné práce.

Postup:

• Spusťte aplikaci Forms.
• Vytvořte nový Formulář.
• Připravte si jednotlivé otázky.
• Mezi otázky vložte také prvek „nahrať súbory“.
  
• Na vašem OneDrive vznikne složka, do které se budou zapisovat a ukládat jednotlivé soubory.
  
• V samotné otázce si pak velmi lehce můžete nastavit limity. Limit množství souborů a maximální limit jejich velikosti.
  

Podrobný přehled o dalších variantách využítí naleznete také v článku „Pridanie otázok, ktoré umožňujú načítanie súborov“, umístěném na stránce společnosti Microsoft https://support.office.com/.

Whiteboard

#9 Nastavení ochrany osobních údajů v aplikaci Microsoft tabule Whiteboard‎

Nastavení podpory Whiteboard a poskytnutí služeb tabule pro všechny uživatele je nyní obohaceno o možnosti individuálního nastavení ochrany osobních údajů pro tuto aplikaci.

V samotné aplikaci se využívají data, získané tabulí. Vše je tedy nutné individuálně zvážit nastavit.

Postup:

• Spusťte konzoli správce.
• Vyberte „Nastavenia“ v sekci „Nastavenia“.
  
• Z nabízených aplikací vyberte „Whiteboard“.
  
• Dále zvolte úroveň diagnostikovaných údajů. Záleží individuálně na každé škole, jakou formu odesílání informací a diagnostiků dat zvolí.
  

Detailní rozbor jednotlivých osobních dat, včetně informací o druzích shromažďovaných údajů naleznete v článku „Nastavenia ochrany osobných údajov v aplikácii Microsoft tabule“, umístěném na stránce https://support.office.com/.

Flow

#10 Microsoft Flow – Power Automate

Pokud jste využívali službu automatizovaných procesů Microsoft Flow, nově tuto službu naleznete pod novým názvem Power Automate. Společnost Microsoft oznámila tuto změnu na konfrenci Microsoft Ignite 2019, která proběhla koncem roku 2019. A byla zaměřena především na Microsoft Power Platform.

V Power Automate se můžete těšit na úpravy, které se dotknout prostředí automatických procesů a jejich celkového využití i ve školství.

• Přejmenování Microsoft Flow na Microsoft Power Automate.
• Robotic process automation (RPA) bylo přidáno do Microsoft Power Automate.
• Microsoft Power Virtual Agents jako nástroj pro vývoj umělé inteligence AI s minimální nutností užití kodu.
• Nová vylepšení zabezpeční Power BI a napojení na Microsoft Power Automate.
• Integrace a propojení Microsoft Power Platform a Microsoft Teams.
• Nová sada předdefinovaných modelů pro AI Builder.

Rozbory konkrétních části i doplněné obrázky rozepisuje „James Phillips“, Corporate Vice President, Business Applications Group v článku „Announcing RPA, enhanced security, no-code virtual agents, and more for Microsoft Power Platform“.

OneDrive

#11 Dokumenty uložené na později (Uložené na neskôr)

Jde o velmi jednoduchou a příjemnou funkci, která se týká jak úložiště OneDrive, tak intranetových lokalit SharePoint.

Pokud naleznete ve svých úložištích soubory, které nejsou důležité ke zpracování ihned, ale až v budoucím čase, můžete využít funkce označení souborů na pozdější dobu.
Tím se tento soubor identifikuje v Office 365 jako označený a bude se zobrazovat i ve speciálních filtrech.

Postup:

• Přejděte na svůj OneDrive nebo do knihovny dokumentů v SharePointu školy.
• Vyberte dokument, ke kterému se chcete v budoucnu vrátit.
• Označte dokument značkou „Uložiť vybranú položku na neskôr“
  

Jakmile provedete tuto akci, soubor bude označen. Na OneDrive jej pak naleznete mezi ostatními takto označenými dokumenty.

V seznamu se zobrazí i ostatní dokumenty, které si označíte např. na SharePointu.

Podrobný seznam je také dostupný v moderním zobrazení online na stránkách SharePoint.

Správa sítě

#12 Porovnání rolí správce Office 365

Správa Office 365 a různých nastavení nemusí být vždy realizovaná jen jednou osobou hlavního správce sítě na škole. Na celkové správě se mohou podílet i ostatní. Hlavní – Globální správce může lehce rozdělit role jednotlivým kolegům a tím delegovat jednotlivé úrovně samotné správy.

Ovládání a soupis všech možných rolí naleznete ve „správcovské konzoli“ v části „Role“. Zde jsou popsané veškeré úrovně a práva, se kterými mohou disponovat jednotlivé delegované osoby.

Pokud neuvidíte ihned v levé části správcovské konzole položku „Roly“, zvolte v levé části okna „Zobraziť všetko“

Jednotlivé role můžete i porovnávat a případně exportovat do excelu v podobě CSV souboru.

Postup:

• Vyberte libovolné 2 nebo 3 role, které chcete porovnat, označte je v seznamu a zvolte příkaz „Porovnať role“.
  
• Zobrazí se porovnávací okno s jednotlivými funkcemi, které pak lehce srovnáte.
  

• Tlačítko exportovat, které se v horní části obrazovky ukáže, dovolí export do souboru csv.
  výstupem pak bude přehledná excelová tabulka.

Více informací o rolích správců a jejich možnostech naleznete na blogu „Scotta Schnolla“, „ADMIN – Security, Productivity, and Network Enhancements for Microsoft 365 Administrators“.

 

#13 Ukončení podpory Windows Server 2008/R2 a Windows Server 2012/R2 pro aplikace Office 365 ProPlus

Od 14.1.2020 bude ukončena podpora operačního systému Windows 7.

Do roku 2023 bude společnost Microsoft poskytovat aktualizace zabezpečení pro Office 365 ProPlus na systémech Windows 7 a Windows Server 2008. Pokud ale budete dále provozovat běh Office 365 na těchto nepodporovaných systémech nebudete dostávat žádné nové aktualizace funkcí aplikací Office 365.

Detailní a podrobné informace pravidelně aktualizuje a publikuje na svém blogu „Heather Poulsen“ a to například v článku „Changes to Office and Windows servicing and support“.

#14 Řízení a nastavení vlastního účtu

Přehledným a příjemným se stala nová stránka – rozcestník nastavení vašeho vlastního účtu.

Po přihlášení do Office 365, můžete lehce přejít na stránku https://myprofile.microsoft.com/. Zde naleznete rozcestník, který vám poskytne změnu různých nastavení a upřesnění informací o vašem účtu a zároveň informací, které jste se rozhodli pro vaší organizaci zveřejnit.

Vše je přehledně rozděleno do jednotlivých částí:

• Bezpečnostní údaje – ověřování a bezpečností informace.
• Devices – nastavení a kontrola vašich zařízení, zde můžete i blokovat zařízení.
• Hesla – změna vlastního hesla.
• Organizace – kontrola a nastavení účtu v rámci organizací, ke kterým je přiřazen.
• Ochrana osobních údajů – zjištění, které organizace mají přístup k vašim datům.
• Moje přihlášení – můžete zjistit kde a jak jste byly přihlášení.
• Aplikace Office – zde najdete přehled o nainstalovaných aplikacích Office.
• Subscriptions – zde je přehledný seznam licencí.

O jednotlivých nastavení se také dočtete v článku „Přehled portálu Můj účet“.

#15 Aktualizace a inovace funkcí a ovládání Device management na Endpoint managemnet

Jedná se o přehled zařízení, vedených pod vaší organizací, dále pak aplikací, které jsou instalovaná, ale i celkovou správu uživatelů a skupin. Funkci ocení každý správce školní sítě, protože byl inovovaný vzhled prostředí.
Původní funkce, která měla na starost především správu zařízení byla nyní propojená s prvky služby Intune. Nyní nové ovládání naleznete v konzoli správce – pod funkcí „Endpoint management“ v sekci „Centrá spravovania“.

Po její aktivace se zobrazí nové ovládání, které signalizuji informace o zařízeních umístěných například ve vaší škole.

Zde můžete ovládat klasické prvky jako jsou skupiny uživatelů nebo samotnou správu aplikací. Stránka je pak doplněna o řadu užitečných odkazů pro správce sítě.

Na webové stránce věnované zabezpečení „Microsoft Endpoint Manageru“ naleznete řadu užitečných odkazů a tento portál je vhodný i jako zdroj řady informací.

Závěr

Věříme, že vás článek zaujal a inspiroval a že řadu možností zde popsaných využijete ať jste učitel či správce sítě a budete mít příležitost si vše vyzkoušet.

Další pokračování prvidelné série článku chytáme v měsíci Marec, kdy vám přineseme další novinky z Januára a Frebruára.