Novinky v Office 365 – Január, Február 2020

V novém kalendářním roce vám opět přinášíme vybrané novinky ze světa Office 365. Článek je tentokráte věnovaný jak všem pedagogům a vedení škol, tak správcům sítě. Z netechnické části vybíráme nové možnosti z aplikace Outlook, Teams, Forms a dotkneme se i propojení SharePoint a Teams.

Věříme, že si vše vyzkoušíte a využijete informace ve škole, ať již jako pedagog nebo správce sítě.

Teams

#1 Potvrzení o přečtení konverzace

Nepatrná, ale velmi příjemná funkce, která velmi pomůže při orientaci v konverzaci. Po odeslání jakékoliv zprávy se zobrazí ikonka „oka“, v případě, že byla zpráva doručená a adresát si jí přečetl.

Máte ihned k dispozici přehled o stavu vaší zprávy.

Správce sítě může tuto funkci vypnout či eliminovat, v prostředí konzole správce. Potvrzení o přečtení se bude zobrazovat i u vícečlenných chatů, maximální počet členů takového chatu je 20 osob.

#2 Grades

Nová funkce, která obohatila Learning Management System v aplikaci Teams. Pracujete-li s aplikací Teams jako učitel, možná využíváte nástroj pro přiřazení úloh, který umožňuje předávat studentům práce a vzniká komunikace mezi učitelem a studentem či žákem v podobě odevzdávání vypracované úlohy zpět učiteli. Pedagog pak může následně přidat hodnocení v podobě známky anebo i slovního hodnocení.

V kanálu „Všeobecný“ se zobrazuje nová funkce Grades hned vedle položky „Priradené úlohy“. Funkce byla obohacena o Grades. Nástroj se zobrazí pouze za předpokladu, že pracujete v týmu typu „Třída“. Jedná se o přehled všech odevzdaných úloh studentů a jejich stav. Tedy jakýsi arch stavu práce studentů.

Studenty si učitel může filtrovat a nastavovat zobrazení podle svých vlastních potřeb. V našem příkladu jsme odfiltrovali studenty se jménem „Adrián“.

Navíc přímo v aktuálním prostředí je možné rovnou pracovat. Vše je propojené s prací studentů. Není tedy pro učitele žádný problém přepnou se přímo do hodnocení práce, či práci vrátit.

Veškeré výsledky je kdykoliv možné exportovat do aplikace Excel, a tam je dále zpracovávat.

Postup:

• Přejděte ve vašem týmu (typu třída) do kanálu „Všeobecný“.
• Mezi kartami kanálu naleznete kartu „Priradené úlohy“ a „Grades“.
• Pokud již máte nějaké úlohy předané žákům zvolte přímo kartu „Grades“.
  V případě, že žádné práce nemáte, je třeba je připravit v kartě „Priradené úlohy“
• Uvidíte přehledně zpracovaný arch stavu jednotlivých prací.

Vlevo nad jmény studentů naleznete filtr, zde si můžete vybrat studenty, které budete hodnotit, nebo kterým budete vracet jejich práci.

Bett 2020 News: Prehľad hodnotenia v Microsoft Teams, Microsoft pre školstvo Vzdelávame pre budúcnosť

#3 Přidání dalších aplikací do levé nabídky aplikce Teams

Přidávání různých aplikací, které mohou být součástí kanálů je k dispozici od vzniku aplikace Teams. Nyní je možné připnout aplikaci rovnou do levého panelu nabídky aplikací.

Operace je jednoduchá a zpříjemní cestu ve vyhledávání a propojení informací s konkrétní aplikací.

Samotný odkaz například na aplikaci Planner, Wikipedia, případně na další různé druhy aplikací naleznete v levé nabídce pod symbolem tří teček, kde se automaticky zobrazí okno s nabídkou vyhledávání aplikací.

Po jejich výběru pak bez větších problémů můžete mít umístěné různé ikony na aplikace v levé nabídce. Nebo i v řádku konverzací, pokud se jedná o aplikace doplňující konverzace samotné.

Celý proces je jednoduchý a dokážete přes něj prakticky propojit celou řadu využívaných aplikací, stránek nebo například i ostatních částí Office 365. Takovým příkladem je například aplikace Yammer.

ZDROJ – článek „Four more reasons to love apps in Microsoft Teams“

Velmi poutavě o dalších výhodách i postupech píše „Pete Daderko“ ve svém článku „Four more reasons to love apps in Microsoft Teams“.

Outlook

#4 Přidání osobních kalendářů

Novinkou v aplikaci Outlook je vytvoření a provázání osobního kalendáře. Funkce byla dlouhodobě žádanou a nyní je k dispozici. Všem, kteří plánují svůj čas přes více kalendářů přinesla zjednodušení a lepší přehlednost.

Postup:

• V Office 365, přejděte na aplikaci Outlook.
• Zvolte kalendáře.
• Aktivujte položku „Pridať kalendár“.
• Následně vyberte „Pridať osobné kalendáre“.
  

V nastavení přidávání kalendářů naleznete i řadu dalších možností – jakými jsou například, přidávání svátků, nebo přidání kalendáře svého pracovního kolegy.

V současné době se chystá řada zajímavých úprav, jakými jsou například vyhledávání kalendářů škol, které mají nastavené veřejně. Právě o takových novinkách informuje společnost Microsoft na stránkách https://support.office.com/ v článku „Pridanie kalendára v Outlooku na webe“.

#5 To Do jako úlohy v Outlook

Aplikace Outlook obsahuje úlohy od svého vzniku. Nyní je propojena s oblíbenou aplikací To Do, který je nyní integrovaný do Outlook aplikace.

Velmi příjemné ovládání, jednoduchost a řada integrovaných vylepšení je příjemnou změnou. Nyní naleznete úlohy v podobě nové ikony, která náleží To Do.

Ikony signalizující aplikaci:

• V nové formě, propojené s To Do
  
• V původní klasické aplikaci úlohy se zobrazovala pod ikonou.
  
• V prostředí Outlook na webu je pak používaná ikona.
  

Jakmile ikonu úkolů využijete, aplikace automaticky přepne do prostředí To Do

Příjemnou inovací je také přímé propojení s aplikací Planner, tedy pokud využíváte nástroj Planner pro řízení malých týmů, můžete bez velkých obtíží sledovat i propojené úlohy aplikace Planner.
Při používání dostanete upozornění a vše stačí jen aktivovat. Zobrazí se pak všechny úlohy, které jsou přiřazeny právě vám.

Chcete-li se dozvědět o různých variantách prostředí úloh, včetně například sdílených úkolů nebo různých propojení prostředí, rozhodně si přečtěte článek na stránkách https://support.office.com/  vázaný právě k používání úloh v aplikaci Outlook „Používanie aplikácie Úlohy v Outlooku na webe“.

Forms

#6 Nové formuláře v mobilních zařízeních

Aplikace Forms pracuje s různými podobami designu formulářů v klasickém webovém prostředí již delší čas, aktuálně jsou ale k dispozici různé nové podoby jejich zobrazení na mobilních zařízeních.

Nyní jsou pohledy na formuláře velmi sladěné se vzhledem webového zobrazení.

ZDROJ: What’s New in Microsoft Forms | Dec.-Jan. 2020

Ještě několik další novinek ze světa Forms, popisuje v článku „What’s New in Microsoft Forms | Dec.-Jan. 2020“, „Merra Ajam“.

SharePoint

#7 SharePoint v Teams

Propojení těchto dvou aplikací, je již známé. O možnosti zobrazit si SharePoint lokalitu v prostředí Teams nebo i možnosti zobrazení úložiště dat konkrétního týmu v prostředí SharePoint, jsme již psali v minulých článcích.

Varianta zobrazení seznamu, který je součástí konkrétní lokality nebo rovnou libovolné intranetové stránky, je novou funkcionalitou v aplikaci Teams. Nemusí tedy jít jen o úvodní stránkou celého webu.

Představme si příklad, kdy využíváte nějakou vlastní aplikaci, připravenou v prostředí PowerApps, jejímž výstupem je seznam v SharePointu. Takovým prostředím mohou být například testy nebo omluvenky žáků. Do prostředí SharePoint se velmi lehce dají namapovat i například formuláře, které budou mít na pozadí automatizované procesy PowerAutomate.

Získáváte tedy pro konkrétní tým (z pohledu pedagoga) mohutný nástroj a všichni členové týmu jednoduše nemusí při prohlížení seznamu přecházet do prostředí SharePoint.

Postup:

• Přihlaste se jako správce do Office365 a přejděte do prostředí SharePoint – ikona „SharePoint“.
• Otevřete svůj intranet a zvolte konkrétní seznam, který budete propojovat a zkontrolujte si, že jsou v něm všechna data.
  

• Přejděte do aplikace Teams a ve vybraném kanálu zvolte přidání nové karty.

• Z nabízených konektorů a aplikací vyberte SharePoint.
• Zobrazí se seznam aktuálních stránek a seznamů.
  
• Vyberte kartu „Zoznamy“ a vyberte si konkrétní seznam, který budete propojovat.

Tento způsob propojení zobrazení je příjemným zrychlením práce pro všechny členy týmů.

O přidávání různých druhů stránek se můžete dočíst zároveň v článku „Pridanie stránky alebo zoznamu lokality SharePoint do kanála v aplikácii teams společnosti Microsoft https://support.office.com/.

#8 Nový vzhled domovských stránek SharePoint u týmových lokalit

Pokud jste se rozhodli vytvářet intranetovou stránku vaší školy, možná jste zjistili, že se výrazně změnil výchozí vzhled stránky, který je nyní jednodušší a výrazně lépe se ovládá.

Máte-li zkušenost s předchozí tvorbou SharePoint stránek, jistě vám bude známý tento obrázek.

ZDROJ: článek – Nová Domovská stránka tímovej lokality SharePoint

Nyní přichází podoba nová, modernější s mnohem většími možnostmi realizace. Ovládání při tvorbě stránky je intuitivní a pohodlnější. Její vzhled může být také téměř identický se vzhledem webových stránek.

ZDROJ: článek – Nová Domovská stránka tímovej lokality SharePoint

Postup:

• V Office 365, přejděte do prostředí SharePoint.
• Zvolte „Vytvoriť lokalitu“.
• Vyberte „Tímovou lokalitu“ – ta je určena především pro konverzaci a uchovávání dat mezi týmy. A publikování zpráv.

• Po zadání názvu lokality a dalších podrobností,
  (typu o jakou lokalitu se jedná, jestli soukromou nebo veřejnou) se lokalita vytvoří.

Nyní je připravena na editaci a vy se v podstatě nemusíte o nic dalšího starat, jen zadáváte obsah.

Další výhody tohoto řešení jsou rozepsány v článku „Nová Domovská stránka tímovej lokality SharePoint“, umístěném na stránce společnosti Microsoft https://support.office.com/.

Správce sítě

#9 Pojmenování skupin v Office 365

Tvorba skupin v Office 365 nebo týmů, je celkově poměrně jednoduchou záležitostí a pokud správce sítě povolí vytvářet skupiny – mohou tuto aktivitu provádět například i žáci či studenti ve školách. V takovém případě ale hrozí, že by názvy skupin (zejména jsou-li vytvářeny dětmi) budou mít rozličná jména. Velmi často to bývají výrazy nevhodné či vulgární.

Z tohoto důvodu správci školních sítí, zakazovali tuto volbu a žáci jednoduše neměli práva k takovéto činnosti.

Nyní se situace vylepšila a správce sítě je schopný ovlivnit seznam výrazů, kterým nastaví restrikce v používání. Jedná se o CSV soubor, kde jednoduše nastavíte seznam slov, která nemohou být použita jako názvy skupin.

Postup:

• Přihlaste se jako správce do Office365 a přejděte do konzole správce – ikona „Správca“.
• Přejděte v „Centrá spravovania“ na „Azure Active Directory“.
  
• V Centru pro správu Azure Active Directory, zvolte položku „Skupiny“ a následně „Zásady pojmenování“.
  
• Zde si můžete stáhnout CSV soubor a tento editovat slovy, která chcete zakázat. Jakmile soubor budete mít vytvořený můžete jej jednoduše znovu nahrát v sekci „Nahrajte soubor .csv“.
• Nezapomeňte změny uložit – tlačítko „Uložit“ naleznete v horní části.

Druhou zajímavou vlastností při ovlivňování názvů skupin, je také možnost vynutit si předpony či přípony skupin. Veškeré možnosti, které ovlivňují tyto názvy jsou umístěné na kartě „Zásady pro vytváření názvů skupin“. Jako příklad jsme použili předponu „SK“ v podobě řetězce, každá skupina tedy bude začínat zkratkou SK.

Podrobnější informace včetně dalších možností práce s názvy skupin se dočtete v článku „Office 365 Groups naming policy“, publikovaném na stránce https://docs.microsoft.com/.

#10 Správa karty „Čo je nové v balíku Office“

Jedná se o velmi užitečnou funkci pro všechny, kteří chtějí sledovat novinky v aplikacích Office.

Pokud používáte desktopové aplikace Office, jistě jste si všimli funkce na kartě „Pomocník“. Jedná se o nápovědu, jež vám formou nápovědných funkcí pomůže naučit se nové prvky, kterými společnost Microsoft, obohacuje aplikace a balík Office.

Ikona „Čo je nové“ se zobrazuje jak u on-line aplikací tak zároveň i lokálně instalovaných aplikací Office.

Informace, které se budou promítat do pomocníka všem, je schopný správce sítě ovlivnit a případně přidat nové formy informací z aktualizací.

Postup:

• Přihlaste se jako správce do Office365 a přejděte do konzole správce – ikona „Správca“.
• Přejděte v části „Nastavenia“ na položku „Nastavenia“.
• Vyberte z nabízených služeb – „Spravovanie karty – Čo je nové v balíku Office“.

Zobrazí se možnosti a čísla aktualizací, ze kterých jsou momentálně stahované informace do nápovědy.

V horní části si všimněte odkazu o dalších informacích.

Na stránkách společnosti Microsoft – https://docs.microsoft.com/, jsou jednotlivé aktualizace detailně popsané v článku „Release information for updates to Office 365 ProPlus“.

Téma v ještě větším detailu rozebírá také „Skott Schnoll“ v článku „Office What’s New Management Preview“.

#11 Politiky posílání zpráv v Teams

Správce školní sítě, může omezit formu komunikace mezi jednotlivými uživateli nebo skupinami. Tedy například podle důležitosti komunikace mezi učitelem a třídou, nebo mezi žáky samotnými, nebo dokonce na úrovni jednotlivých týmů.

Ve výchozím stavu, jsou připraveny některé politiky, kterými se můžete jako správce řídit, nebo si jednoduše můžete vyrobit omezující politiku samostatně.

Postup:

• Přihlaste se jako správce do Office365 a přejděte do konzole správce – ikona „Správca“.
• Přejděte v „Centrá spravovania“ na „Teams“.
  

• Zobrazí se „Centrum spravovania aplikácie Microsoft Teams“.
• Z levého panelu vyberte „Politiky posielania správ“.
  
• Prostřednictvím tlačítka „Pridať“ vytvořte vlastní nastavení politiky a omezení možností, které uživatel či skupina bude moci realizovat.
  
  Po uložení s konkrétním názvem, vznikne vámi nachystaná politika. Vytvořenou politiku je nutné aplikovat na vybranou skupinu osob nebo na konkrétní skupinu. K tomu slouží položka „Spravovať použivateľov“. Zde už jen doplníte konkrétní uživatele, či skupiny a politiku pro ně aplikujete.
  
  Článek „Manage messaging policies in Teams“, umístěný na stránkách https://docs.microsoft.com/, definuje přesný rozbor jednotlivých části politik a příkladů jejich použití.

 

#12 Nové role správce v Azure Active Directory

V minulých článcích jsme popisovali, jak si každá škola může přiřadit různé role správce. Společnost Microsoft stále průběžně aktualizuje a přidává různé role. Nyní je k dispozici několik nových rolí. Správce sítě je může velmi lehce přiřadit vybraným osobám. Nové role jsou označený speciálním symbolem: 

Seznam nových rolí:

• Globální čtenář:
  Může číst vše, co může číst globální správce, ale nemůže nic aktualizovat.
• Správce aplikací Office:
  Může spravovat cloudové služby aplikací Office, včetně správy zásad a nastavení, a spravovat funkce pro výběr, zrušení výběru a publikování obsahu funkce Novinky na zařízení koncových uživatelů.
• Správce platformy Power:
  Může vytvářet a spravovat všechny aspekty Microsoft Dynamics 365, PowerApps a toků Microsoft Power Automate.
• Správce skupin:
  Může spravovat všechny aspekty skupin a jejich nastavení, třeba vytváření názvů a zásady vypršení platnosti.

Kde naleznete správu uživatelských rolí

• Přejděte na portál https://portal.azure.com/.
• Zvolte „Azure Active Directory“.
• Vyberte „Role a správci“.
  
  Jakémukoliv uživateli může správce sítě přiřadit konkrétní roli.

Postup:

Jak přiřadit roli uživateli

• Přejděte na portál https://portal.azure.com/.
• Zvolte „Azure Active Directory“.
• Zvolte položku „Všichni uživatelé“.
• Následně vyberte konkrétního uživatele.
• A zvolte upravit jeho profil.

V levém panelu zvolte „Přiřazené role“. A následně aktivujte ikonu „Přidat přiřazení“.

Pak stačí už jen zvolit konkrétní roli a přiřadit.

Přiřazení rolí je také popsáno na stránce https://docs.microsoft.com/ v článku „Assign administrator and non-administrator roles to users with Azure Active Directory“.

#13 Nové prvky v sestavách, stav používání Office 365

V minulých článcích jsme představili různé druhy sestav, kde si správci sítě mohou zobrazit aktivní využívání různých služeb Office 365. Aktuálně byly vylepšeny možnosti sestav a to včetně seznamu uživatelů, kteří jednotlivé služby vykonávají.

Tedy jedná se o jednu z jednodušších forem přehledů o stavu a využívání služeb Office 365.

Postup:

• Přihlaste se jako správce do Office365 a přejděte do konzole správce – ikona „Správca“.
• Z levého panelu vyberte položku „Zobraziť všetko“.
  
• Následně vyberete „Zostavy a používanie“
  

• Tím se zobrazí jednotlivé sestavy a správce sítě má možnosti si projít aktivní pohledy v různých podobách.

V nastavení sestav je ale nyní mnoho nových položek, které si můžete v libovolné míře nastavit a zobrazit. Z výběru se nabízí mnoho předpřipravených šablon a vše je logicky seskupeno a setříděno.

U každé sestavy je možné vidět detaily v tabulce a podrobný přehled stavu. Navíc je velmi elegantně vyřešené ovládání vzhledu výsledné tabulky.

Zobrazení jednotlivých sloupců můžete samozřejmě měnit podle libosti.

#14 Změna obrázku přihlašovací obrazovky do
Office 365 a další možnosti

Prostředí nastavení úvodního obrázku při přihlašování do Office365 bylo inovováno a stalo se jednodušší.

Pokud jste o této možnosti nevěděli, jistě jí vyzkoušejte. Bývá velmi častým dotazem škol, jak si můžeme změnit přihlašovací obrazovku, abychom si nastavili vlastní fotografii školy, nebo logo školy, nebo nápovědného jména a ostatních možností.

To vše je nyní umístěno pod jedním nastavením, ke kterému má přístup správce sítě.

Postup:

• Přejděte na portál https://portal.azure.com/.
• Zvolte „Azure Active Directory“.
• Z levé nabídky vyberte „Branding společnosti“.
• Zvolte položku „Default“.
• Zobrazí se v prvé části přehled všech možností, které můžete změnit.
  

Jakmile správce školní sítě nastaví změny, automaticky se projeví. A bude vám k dispozici například nová přihlašovací obrazovka, nastavená místo původní.

Tyto rozdíly a změny přihlašovacích obrazovek také zmiňuje „Kelvin Xia“ ve svém článku:
„Update to the background image of the Office 365 sign-in screens“.

Závěr

Věříme, že vás článek zaujal a inspiroval a že řadu možností zde popsaných využijete ať jste učitel či správce sítě a budete mít příležitost si vše vyzkoušet.

Další pokračování pravidelné série článku chystáme na začátku měsíce Mája, kdy vám přineseme novinky z Marca a Apríla.