Triedy ako virtuálne miestnosti

V našej škole sme v posledných týždňoch prešli na online vzdelávanie pomocou Microsoft Teams. Učitelia si vytvorili tímy, začali plánovať online hodiny a učiť cez videohovory. A zrazu nastala celkom bežná situácia. Predstavte si, že si z domu naplánujete hodinu Matematiky s triedou 5.A, vo štvrtok o 10:00  a vaša kolegyňa či kolega si bude chcieť naplánovať svoju hodinu Informatiky, tiež s 5.A, v ten istý štvrtok o 10.00. V tomto článku vám predstavím riešenie, ktoré sme v našej škole úspešne zaviedli.

Vytvorenie virtuálnej miestnosti

Tak ako v škole máte fyzické miestnosti pre jednotlivé triedy, tak v Office 365 sme vytvorili virtuálne miestnosti. Prečo? Pretože každá taká virtuálna miestnosť získa svoju e-mailovú adresu a svoj vlastný kalendár, ktorý je viditeľný pre všetkých učiteľov.

Virtuálnu miestnosť môže vytvárať iba správca prostredia Office 365, takže ak nie ste správca, odporučte mu tento článok.

Virtuálnu triedu vytvoríme nasledovným spôsobom:

• v hlavnom menu správcovského prostredia vyberieme časť s názvom Zdroje v nej nachádzame priestor s názvom Miestnosti a vybavenie

• klikneme na +Pridať poštovú schránku zdroja. Otvorí sa nám samostatní okno, kde v časti Typ vyberieme z ponúkaných možností Miestnosť

• vyplníme povinné polia Názov a E-mail. Môžete využiť napríklad konkrétne mená tried
• zvyšné polia sú voliteľné a teda ich nemusíme vypĺňať.
• klikneme na tlačidlo Pridať

U nás sme nazvali miestnosti podľa tried napr.: Rozvrh Rozvrh5b, Rozvrh6a…..Rozvrh9b. Ako sme na začiatku napísali, každá takáto virtuálna miestnosť získa aj e-mailovú adresu a kalendár, ktoré slúžia pre jej rezerváciu. Túto rezerváciu využívajú učitelia pri online vyučovaní konkrétne pri plánovaní schôdze konkrétnej triedy cez aplikáciu Microsoft Teams. Výhodou takéhoto pomenovania tried je jeho využite pre ďalšie roky. Tu si treba uvedomiť, že vytvárate virtuálny priestor, miestnosť daného ročníka v daný školský rok. Preto súžia tieto triedy vždy aktuálne v konkrétnom školskom roku.

Keď triedu vytvoríme, uvidíme ju v časti Miestnosti a vybavenie. Kliknutím na konkrétnu virtuálnu miestnosť sa nám sprístupnia ďalšie možnosti, ktoré opisujem v ďalších odsekoch.

Možnosti rezervovania virtuálnej miestnosti

Vo virtuálnej miestnosti máme ďalšie možnosti rezervácie. Sú to:

• povoliť opakujúce sa schôdze (opakované v zmysle: týždenne, mesačne…),
• plánovanie povoliť len počas pracovných hodín
• automaticky odmietať schôdze mimo obmedzení:
  • rezervačné okno (dni) – myslí sa hranica koľko dní vopred si hodinu chcem naplánovať
  • trvanie rezervácie (hodiny) – myslí sa aká bude maximálna dĺžka konkrétnej hodiny

Delegáti –  áno, alebo nie?

Ďalšia z možností je nastavenie delegátov. V tomto prípade máme možnosť vybrať jedného človeka alebo aj viac ľudí z vašej organizácie. Delegát schvaľuje alebo odmieta naplánované schôdze pre tú konkrétnu virtuálnu miestnosť. Táto funkcia je možno výhodná pri veľkých školách, ale na druhej strane môže byť obťažujúca. Delegáta môžete určiť na kinosálu, ktorá nie je tak frekventovaná, ale je dôležitá. Ak delegátov neurčíte, znamená to, že systém automaticky prijíma a odmieta žiadosti o rezerváciu. V tomto prípade je to v duchu hesla: „Kto prv príde, ten skôr melie.“ :).

Ako to v praxi funguje?

Ak sme si tieto virtuálne miestnosti vytvorili, môžeme sa pozrieť ako to reálne funguje.

Najprv si schôdzku v Microsoft Teams naplánujeme.

Pri plánovaní schôdze cez aplikáciu Microsoft Teams  si našu virtuálnu miestnosť zarezervujeme tak, že do časti Pridajte požadovaných účastníkov  zadáme jej reálnu Office 365 emailovú adresu.

Následne vyberieme presný čas, kedy chceme svoju online hodinu s konkrétnou triedou uskutočniť. A tu prichádza celé to rozuzlenie a zmyslel vytvárať virtuálnu miestnosť triedy. Ukážeme si dve možnosti, ktoré môžu nastať:

1  Ak je trieda voľná

Vytvorila som novú schôdzu – hodinu Matematiky na deň 1. 4. o 11:00 s triedou 5A, kde som aj rezervovala virtuálnu miestnosť s názvom rozvrh5A. V tomto prípade vidíme, že virtuálna miestnosť rozvrh5A zostala stále zafarbená na zeleno, čo znamená že daná trieda vo vybranom čase , v kalendári ešte nemá vytvorenú online vyučovaciu hodinu.

2 Ak je trieda obsadená

V tomto prípade si opäť  vytvorím online schôdzu – hodinu Matematiky, ale tentokrát ju naplánujem na 10:00. Daná virtuálna miestnosť triedy, môj Rozvrh5A  je obsadená, čo vidím aj červeným zafarbením. V tomto prípade využijem, že aplikácia Microsoft Teams mi ponúka iné časy, kedy je miestnosť voľná a v tom čase môžem realizovať online hodinu. Pozri si aj krátke videa k tomuto.

Distribučný list pre učebne

Ak chcete, aby sa Vám učebne zobrazovali aj v časti Pridať miesto, je potrebné pomocou nástroja PowerShell pridať všetky miestnosti do jedného distribučného zoznamu s názvom Učebne. Tento úkon odporúčame urobiť iba správcoma  tým, ktorí sa jazyku v PowerShell rozumejú.

Script od Michala Lenharta zo spoločnosti Microsoft:

$roomlist = get-mailbox -ResultSize unlimited |where {$_.recipientTypeDetails -eq "roomMailbox"}
foreach ($room in $roomlist)
  {
    Add-DistributionGroupMember -Identity "Učebne" -Member $room.alias
  }

Vnútnorná politika plánovania

Ak chcete aby to celé dobre fungovalo je potrebné si vo vašej škole dobre naplánovať vnútornú politiku aj toho fungovania. Skúsenosť našej školy, možno to niekomu pomôže či inšpiruje:

• Je potrebné aby bol zodpovedný za Office 365 jeden človek, mal o tom prehľad, vzdelával sa následne implementoval do edukačného procesu aj zaškolením svojich kolegov
• Veľmi dôležitý element je nájsť pár kolegov, ktorí sú ochotní byť v tzv. testujúcej skupine, v ktorej si všetko vyskúšate a až tak to prezentujete pred ďalšími kolegami (je to dôležité preto, aby ste neodstrašili kolegov, ktorí technológie veľmi využívať nechcú)
• Zaviesť pravidlá fungovania tak, aby to bolo pre všetkých, ako učiteľov tak aj žiakov jednotné, jednoduché a inšpiratívne

Potom to bude skvelé fungovať a dokonca sa veľmi inšpiratívne posuniete ďalej a budete napredovať, nie len vaša škola aj vy osobne.