Nové a zaujímavé funkcie v Microsoft Teams #1

Během posledních dvou měsíců, vhledem k situaci COVID-19, se nejen ve školách razantně začala využívat aplikace Microsoft Teams, která je také součástí Office 365. Právě také proto vám přinášíme samostatný článek s novinkami a zajímavostmi v aplikaci Microsoft Teams.

#01 – Změna pozadí při schůzce

Dlouhodobě očekávaná novinka je zde. Pokud při schůzce využíváte kameru, máte nyní možnost nastavit pozadí okolo sebe. Dostupná dosud byla pouze funkce rozmazat pozadí, ale nyní si jednoduše můžete vybrat obrázek, který změní pozadí za vámi. Jde o velmi praktickou záležitost, protože kamera snímá prostor přímo za vámi, a tedy v pozadí můžete mít jakékoliv objekty, předměty a podobně. Nicméně vy budete sedět v krásné uklizené kanceláři, nebo na pláži.

Postup:

• Přejděte do aplikace Teams.
• Zorganizujte schůzku, nebo použijte funkci – „Zahájiť Schôdzu“.
• Zapněte kameru.
• Aktivujte ikonu pro rozostření pozadí, v pravé části se zobrazí „Nastavenia pozadia“.

Výsledek bude vypadat po výběru pozadí následně.

Další možností, jak vyřešit nastavení pozadí za kamerou je přímo ve schůzce, zadáním příkazu „Zobraziť efekty pozadia“.

O tématu se také zmiňuje na svém blogu Mike Tholfsen, v článku Microsoft Teams meetings for the classroom – what to use now, and what is coming soon.

#02 – Uzavření schůzky

Vylepšení aplikace Teams, vypomáhá výrazně při distančním vzdělávání, ale i v jiných situacích. Pokud realizujete schůzku, výukovou hodinu nebo prakticky jakýkoliv meeting, vždy řešíte při ukončení situaci, kdy se někteří účastníci neodpojí. Schůzka bohužel v takovém případě není ukončena a pokračuje dále.

Nyní je ale k dispozici možnost, hromadného uzavření schůzky a jejího ukončení pro všechny její účastníky. Funkce se nazývá „Ukončiť schôdzu“.

Postup:

• Při realizaci schůzky, po jejím ukončení, kdy ještě někteří poslední opozdilci jsou ke schůzce připojení, klikněte na symbol … v ovládacím panelu schůzky.
• Zvolte „Ukončiť schôdzu“.

#03 – Značky

Rychlé a příjemné vylepšení aplikace Teams. Při označování více osob v chatu teamu nebo samotné konverzaci, si můžete předpřipravit skupiny osob, které mají něco společného pomocí značky. Tyto osoby pak následně můžete velmi jednoduše vybírat při hromadném výběru.

Ve škole se tato jednoduchá funkcionalita, velmi pěkně využije například u konzultací nebo zkoušení menších skupin žáků. Označení skupiny značkou znamená, že vybraným studentům (kteří jsou označeni stejnou značkou) přijde upozornění v Teams do části Aktivity.

Postup pro vytvoření značky:

• Ve svém týmu aktivujte ikonu … v levém panelu.
• Zvolte – „Spravovať značky“.
• V následujícím dialogu zvolte „Vytvoriť značku“.
• Zadejte název značky a vyberte uživatele, kteří budou součástí konkrétní značky.
• Po potvrzení uvidíte seznam všech značek.

Následně budete moci např. v konverzaci zvolit znak @ a vypsat první písmena názvu značky. Nabídne se označení a výběr značky a tím upozorníte na vybranou skupinku osob, této se pak informace v podobě notifikace v části Aktivita.

Velmi zajímavou a přehlednou grafiku, s popisem jak značky vše připravit vyrobila
„Zuzana Molčanová“ ze společnosti Microsoft. Vše naleznete na Facebooku „Vzdelavameprebuducnost“.

#04 – Systémový zvuk

Jistě jste zaznamenali v minulosti situaci, kdy během výuky či schůzky chcete jako prezentující, posluchačům pustit video. V takovém případě býval často problém se zvukem videa, kdy prezentující nemohl mluvit paralelně s videem anebo, kdy účastníci viděli video, ovšem bez zvuku.

Nyní existuje funkce, která vše řeší. Při sdílení plochy, jednoduše nastavíte, že chcete zároveň zahrnout systémový zvuk.

Postup:

• V existující schůzce, zvolte položku „Zdieľať“
  
• Následně se zobrazí jednotlivá okna a pracovní plochy vašich obrazovek.
  
• Zvote a zaškrtněte volbu – „Zarhnúť systémový zvuk“.

Výstupem bude čistý zvuk u videí, který uslyší všichni účastníci schůzky. Bez větších problémů může prezentující zároveň i komentovat video.

#05 – 3×3 zobrazení účastníků schůzky

Řada uživatelů aplikace Teams, pedagogů i správců sítě se ptala, jak si můžete na hlavní obrazovce schůzky zobrazit více než 4 účastníky. Funkce byla přidána do aplikace Teams a postupně je implementována do jednotlivých Office 365.

Nemusíte si nic speciálního nastavovat, jednoduše pokud budete mít více účastníků na schůzce, rovnou se vám zobrazí úvodní okno v možnostech zobrazení 3×3 rozložení účastníků schůzky, studentů nebo žáků.

Stále zůstává k dispozici funkcionalita s možností označit konkrétní osobu a připíchnout si jí k obrazovce, nebo několik osob jako primární kontakt, se kterými komunikujete.

Funkcionalitu také popisuje „Mike Tholfsen“ na svém blogu What’s New: Meetings & Calling.

#06 Insights analýza v aplikaci Teams

Analytické nástroje jsou oblíbené zejména u správců sítě. Insights analýza je k dispozici všem,
a poskytuje pedagogům, resp. vlastníkům týmů neskutečný analytický nástroj. Sestavy, které si můžete prohlédnout ukazují různé možnosti zobrazení aktivit konkrétních studentů.

• Digitální aktivita – nástroj, kde vidíte přehled aktivních studentů, kteří pracovali v prostředí Teams v konkrétním časovém období.
  • 30 dní.
  • 7 dní.
  • Jeden den.
• Odevzdávání úloh na čas.
• Průměrný čas na odpovědi.

V levé části se zobrazuje seznam aktivních studentů a u každého z nich vidíte, jak byly aktivní v dané dny.

Postup – zprovoznění analýzy

• Zvolte si konkrétní tým, se kterým budete pracovat.
• Vyberte kanál, ve kterém bude vaše analýza zobrazena.
• Přidejte do kanálu kartu.

Vyhledejte v nabídkách slovo „Insights“.

• A nainstalujte kartu s analýzou.

Po přidání karty jí naleznete jako další kartu kanálu. Výsledky se sama přizpůsobí aktivitě v týmu.

#07 – Sdílení obrazovky při konverzacích

Jednou z dalších novinek minulých dvou měsíců v aplikaci Teams, je nová funkce sdílení obrazovky přímo v konverzaci týmu. To znamená, že pokud vedete s nějakou osobou nebo osobami chat, máte nyní možnost také kromě základní konverzace sdílet i plochu. Tato funkce je zcela nová a velmi užitečná.

Ve školním prostředí, nemusíte s konkrétními žáky např. při doučování připravovat samostatné schůzky, ale stačí vám základní chat a jednoduše nasdílet obrazovku.

Postup:

• Připravte si chat s konkrétní osobou nebo skupinami osob.
• V pravém horním rohu naleznete ikonu pro hlasový nebo video hovor a vedle nich i možnost sdílení obrazovek.

#08 Nahrávání schůzky přímo v prostředí chatu

Inovace, která vypomůže ve školách každému učiteli při distančním vzdělávání. V základním chatu kromě sdílení obrazovky, můžete také rovnou nahrávat. Tato funkce byla doménou pouze schůzky organizované částech kanálů „Príspevky“ nebo v obecných schůzkách. Nyní je i součástí soukromého chatu.

Opět si vzpomeňte na distanční vzdělávání a možnosti například konzultace, doučování, případně jednoduché konverzace s žáky nebo studenty.

Postup

• Vyvolejte schůzku s druhou osobou nebo skupinou osob.
• Zvolte ikonu „Spustiť nahrávanie“.

• Začne se nahrávat přímo ve vašem chatu.
• Po ukončení nahrávání se v daném chatu objeví nahrávka schůzky.

Nahranou schůzku můžete následně zpracovávat prostřednictvím aplikace Microsoft Stream.

#09 – MakeCode v aplikaci Teams

V souvislosti s distančním vzděláváním, mnoho pedagogů realizuje učení na dálku a řada z nich využívá právě Microsoft MakeCode jako prostředku k výuce programování a zatraktivnění výuky žáků.

Prostředí MakeCode se zobrazuje a je možné s ním pracovat při zadávání úloh studentům. Pokud vytváříte klasické zadání úlohy, můžete jednoduše přiřadit jako zdroj také jednu z možností MakeCode.

Na výběr budete mít z následujících variant:

• Micro:bit
• Circuit Playground Express
• LEGO MINDSTRORM EV3
• Arcade
• Chibi Chip

Postup:

• Vyberte team (musí být druh Trieda) v kanálu „Všeobecný“ položku „Priradené úlohy“.
• Zvolte „Create“ a následně „Assignment“
• Připravte konkrétní nastavení pro svou úlohu
  
  • Datum dopracování
  • Výběr studentů
  • A ostatní nastavení
• Ve zdrojích – „Add Resources“ zvolte v levé nabídce „MakeCode“
  

Následný postup, je úplně stejný jako u jakékoliv jiné úlohy. Pokud s MakeCode vyučujete, rozhodně vyzkoušejte možnosti zadání se zdroji MakeCode.

V případě, že se vám možnost přiřazených zdrojů nezobrazí, je nutné prostřednictvím správce sítě jí aktivovat.

Postup pro správce sítě:

• Přejděte do admin konzole
• Zvolte „Centra Spravovania“ a volbu „Zobraziť všetko“
• Přejděte do admin rozhraní aplikace Teams
  
• V levé nabídce zvolte „Priradenia“
  
• O přidávání aktivit MakeCode se také můžete dočíst v článku „Pridanie aktivít MakeCode do priradených úloh v aplikácii Microsoft Teams“. Článek naleznete na stránce společnosti Microsoft support.office.com.

#10 Zabezpečení Týmů v nastavení

Zabezpečení jednotlivých týmů ve škole mohou vypomoci výrazně správci sítí, pokud správně nastaví v administraci Teams, politiky schůze. Správné nastavení dokáže ovlivnit práci jednotlivců, nebo i skupin uživatelů.

Správce definuje, jak budou Teams správně rozdělovat konkrétní restrikce mezi uživatele.

Postup nastavení:

• Přejděte do admin konzole
• Zvolte „Centra Spravovania“ a volbu „Zobraziť všetko“
• Přejděte do admin rozhraní aplikace Teams
  
• Zvolte a vyberte sekci „Politiky Schôdzi“
  

Právě zde je možné vytvořit novou politiku, ve které definujete svá přesná nastavení a následně jí aplikujete na konkrétní skupinu uživatelů. Jejich možnosti se omezí na přesná nastavení konkrétní politiky.

V politikách můžete definovat tyto okruhy restrikcí:

• Všeobecné – pro nastavení parametrů schůze a toho co přesně dovolíte během meetingu.
  
• Zvuk a video – technické nastavení meetingu.
  

• Zdieľanie obsahu – jak se bude schůzka chovat během její realizace, tedy jaké části budou k dispozici. Například možnost využít prezentování a sdílení aplikace PowerPoint, nebo jestli bude k dispozici při meeting funkce Tabule.
• Účastníci a hostia – zda povolíte možnosti anonymním uživatelům začít organizovat schůzku, nebo povolíte obecně používat chat ve schůzce.
  

Pokud vše nastavíte a uložíte, bude politika připravena k použití. Následně stačí jen přidělit politiku konkrétním uživatelům či skupinám. K tomu slouží příkaz „Spravovať používateľov“. A přidělíte konkrétním uživatelům přesnou politiku.

Je nutné zdůraznit, že se nastavení projeví až po několika hodinách. Dochází k uložení změn v Office 365.

#11 Navýšení počtu osob v aplikaci Teams

Během měsíce Apríl došlo k navýšení počtů osob v Teams následně:

•  Počet členů v jednom týmu

Byl navýšen maximální počet členů v týmu na 10 000 účastníků.

•  Počet členů v jednom chatu

Byl navýšen počet členů v jednom chatu ze 100 osob na 250 osob. Pokud počet členů v jednom chatu přesáhne počet 20, pak budou vypnuty funkce automatických odpovědí a zároveň nebudou přicházet účastníkům chatu notifikace do e-mailů.

Tip na závěr

Jak jste zjistili po přečtení předcházejících odstavců novinek v aplikaci Teams je velké množství. Pokud si chcete řadu z nich prohlédnout i s příklady, rozhodně věnujte čas následující nahrávce webináře, kterou pro školství připravili zástupci společnosti Microsoft.

Především již zmiňovaný „Mike Tholfsen, Principal Produckt Manager, Microsoft Education“ a zároveň s ním i „Gorgon Chang, Product manager, Teams for Education“. 35 minut času rozhodně stojí za shlednutí, protože vás obohatí o řadu praktických kroků a příkladů.