Novinky Office 365 – Marec, Apríl 2020

Po dvou měsících přicházíme s dalšími novinkami ze světa Office 365.
Článek, který byl publikován před několika dny se zaměřoval speciálně na aplikaci Microsoft Teams, protože novinek právě z tohoto prostředí bylo opravdu velmi mnoho. V dnešním článku jsou zmíněné novinky z ostatních aplikací Office 365, tedy například z prostředí SharePoint, OneDrive, Outlook, Forms nebo i sekce pro správce sítě.

Věříme, že si vše vyzkoušíte a využijete informace ve škole, ať již jako pedagog nebo správce sítě.

#01 Microsoft 365 – nové názvy a nabídky produktů společnosti Microsoft pro malé a středně velké firmy

21.04.2020 došlo k přejmenování produktů (předplatných) Office 365, pro malé a středně velké firmy. Novým názvem, který se bude využívat bude Microsoft 365.

Jedná se o změnu názvů těchto produktů (pro malé a středně velké firmy):

• Office 365 Business Essentials se mění na Microsoft 365 Business Basic.
• Office 365 Business Premium se mění na Microsoft 365 Business Standard.
• Microsoft 365 Business se mění na Microsoft 365 Business Premium.
• Office 365 Business a Office 365 ProPlus se mění na Microsoft 365 Apps.

Tato změna se nevztahuje na vzdělávací organizace

Ve školách a v akademickém sektoru, zůstávají názvy produktů dále pod označením Office 365.

Office 365 pro vzdělávací organizace:

• Office 365 A1
• Office 365 A3
• Office 365 A5

Pro nastudování těchto změn, doporučujeme k přečtení velmi přehledný článek „Nové ponuky služby Microsoft 365 pre malé a stredne veľké podniky“,
jehož autorem je „Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365“.

SharePoint

#02 Moderní SharePoint stránky, šablony a jejich možnosti

Prostředí SharePoint bylo aktualizováno již před časem do nové podoby. Nyní můžete vytvářet stránky moderního designu. Přibyla řada šablon a možností, které v nových stránkách můžete krásně použít. Prostředí vašeho intranetu může být tak moderním a graficky atraktivním, aniž byste museli složitě a ručně nastavovat grafiku. Vše máte nachystané.

Příkladem takové stránky vytvořené na základě šablony, může být například prázdná stránka typu grafika.

Vidíte sami z obrázků, že ovládání takové stránky je téměř intuitivní a jednoduché, protože šablona vás prakticky vede krok po kroku.

Postup:

• Z aplikací na základní obrazovce Office 365, zvolte aplikaci SharePoint.
• Vyberte jednu ze svých připravených SharePoint lokalit.
• Zvolte nabídku „Nové“ a vyberte položku „Strana“.
  
• Vyberte šablonu moderní strany a klikněte „Vytvořiť stranu“.
• Stránka se zobrazí v editačním režimu.
• Upravte její nastavení podle vlastní potřeby.

Pokud vaše stránka uživatele zaujme, mohou si jí označit jako nepřečtenou a kdykoliv se k ní vracet. Funkce funguje jako u klasických dokumentů a je velmi užitečná.

V prostředí SharePoint můžete tyto prvky pro uložení najít vždy ve spodní části stránky. Nepřečtené stránky, či dokumenty lze pak kdykoliv procházet a dodatečně si je nastudovat.

#03 Externí prvky moderních SharePoint stránek

Součástí SharePoint stránek mohou být klasické obrázky, tabulky nebo propojené části ostatních aplikací. Neustále přibývají možnosti nových prvků. Mezi ty mohou patřit například aktuální čas v různých státech světa, odpočítávání času nebo počasí v různých městech světa.

Postup přidání webové části:

• V připravené stránce zvolte přidání webové části pomocí znaku „+“, který se nachází mezi jednotlivými webovými částmi.
  
• Vyberte konkrétní webovou část a můžete jí přidat jako další prvek stránky.
• Následná úprava či editace konkrétní webové části, je pak už její samostatnou součástí a zobrazuje se v pravé části obrazovky.
  

V blízké době budou k dispozici i například 3D prvky, tedy obrázky s 3D objekty nebo obrázky a videa 360°.

ZDROJ: Pridanie a používanie webových častí v priestore SharePointu

Přesné a detailní postupy o tom, jaké objekty mohou být součástí SharePoint lokalit naleznete na stránkách společnosti Microsoft „support.office.com“ v článku „Pridanie a používanie webových častí v priestore SharePointu“ a nebo také v článku „Vytvorenie a používanie moderných stránok na lokalite SharePoint“.

OneDrive

#04 Historie verzí

Každý dokument uložený v prostředí cloud, se automaticky ukládá a zaznamenává svou historii, po jednotlivých úpravách.

V prostředí aplikace Teams je možné si historii dokumentů zobrazit prostřednictvím funkcionality „Otvoriť v aplikácii SharePoint“.

Na úložišti OneDrive taková možnost nebyla. Nyní je k dispozici a můžete si kdykoliv zobrazit historii konkrétních dokumentů přímo na OneDrive. Navíc se funkcionalita objevuje ve velmi příjemné a přehledné podobě přímo v on-line aplikacích.

Jakmile aktivujete historii verzí zobrazí se jejich přehled konkrétního souboru.

Postup:

• Přejděte na OneDrive.
• Vyberte konkrétní soubor, který jste připravovali a editovali opakovaně.
• Aktivujte nabídku funkcí pomocí symbolu „…“ .
• Z nabídky vyberte „História verzií“.

Nyní stačí už jen zvolit konkrétní verzi a otevřít jí.

Aktivace historie verzí přímo v aplikaci Word

Pokud si otevřete konkrétní soubor například přímo v aplikaci Word on-line, můžete si jednotlivé verze také projít.

Postup:

• Otevřete konkrétní soubor např. v aplikaci Word.
• Klikněte do názvu souboru, kde můžete soubor rovnou přejmenovat.
  
• Zde se zobrazí i možnost „História verzií. Tuto možnost aktivujte.
• V pravé části okna se zobrazí jednotlivé verze dokumentů a tyto můžete rovnou použít a přepínat se mezi verzemi.
  
• V případě, že budete potřebovat soubor uložit v podobě nové kopie, máte nahoře k dispozici funkci „Uložiť kópiu“.

Outlook

#05 Vylepšená kontrola pravopisu v aplikaci Outlook on-line

Součástí aplikací Office je nyní integrovaná hlubší kontrola pravopisu. V podstatě jde o doplnění jednotlivých funkcionalit, které jste mohli využívat v lokálně nainstalovaných aplikacích. Nyní jsou prvky kontroly pravopisu napřímo k dispozic. Stačí je pouze aktivovat například pomocí kliku pravého tlačítka myši na podtrženém slově, které je chybně napsané.

Aplikace následně nabídne alternace slov, které by k opravě byly vhodné.

Článek „Kontrola gramatiky, pravopisu a ďalších chýb v Outlooku na webe“ ze stránek společnosti Microsoft, „support.office.com“ vám nabídne ještě další detaily nastavení.

Aktualizovaná a vylepšená byla i kontrola pravopisu v aplikaci Word on-line.

Stejně jako u aplikace Outlook můžete pozorovat i mnohonásobně vylepšenou integraci nových funkcí spojených s kontrolou pravopisu i v aplikaci Word.

Zde jsou pokročilé možnosti součástí nástroje „Revízia“

Byla integrovaná i funkce „Možnosti automatických opráv“.

Pro správce

#06 Aktualizace sestav o využívání Office 365

Součástí „Microsoft 365 centrum spravovania“ jsou také sestavy. V měsíci Apríl byla aktualizována hlavní sestava a z ní se velmi lehce můžete dozvědět například, o intenzitě využívání jednotlivých služeb právě na vaší škole.

Součástí sestavy je také nový prvek „Informácie o prvkoch práce na diaľku“, v podstatě rozcestník, který zobrazuje zároveň i procentuální využívání služby za konkrétním období.

Sestavu si tedy může zobrazit kdokoliv s právem administrátora.

Postup:

• Spusťte konzoli správce, prostřednictvím ikony „správca“ z úvodní obrazovky Office 365.
• V prostředí „Microsoft 365 centrum spravovania“, zvolte zobrazit všechny možnosti.
  

• Přejděte na možnost „Zostavy“ a vyberte „Použivanie“
  

Následně se Vám zobrazí různé sestavy a můžete si projít a zanalyzovat jednotlivé služby, jak jsou využívané ve vaší škole.

O různých variantách sestav se blíže můžete dozvědět také v článku „Microsoft 365 Reports in the admin center“, umístěném na stránkách společnosti Microsoft „https://docs.microsoft.com/“.

#07 Aktualizovaná funkce povolení vyhledávání obrázků Bing a YouTube

Správce školní sítě, nyní může ovlivnit možnosti pro vyhledávání v aplikaci Forms a nastavit, jestli tyto možnosti budou povoleny či ne.

Pokud je funkce deaktivovaná, pak obrázky dříve dodané do formulářů zůstávají beze změny, ale videa dříve přidaná z YouTube se zkonvertují na odkazy propojené přímo do YouTube a video se spustí mimo Formulář.

Postup pro správce:

• Spusťte konzoli správce, prostřednictvím ikony „správca“ z úvodní obrazovky Office 365.
• V prostředí „Microsoft 365 centrum spravovania“, zvolte zobrazit všechny možnosti.
• V levém panelu vyberte sekci „Nastavenia“ a položku „Nastavenia“
  
• Následně vyberte položku „Microsoft Forms“.
• Zobrazí se možnosti pro aplikaci Forms a s ní i nastavení „Povoliť ‎YouTube‎ a ‎Bing“.‎

Standartní základní konfigurace prvků aplikace „Forms“ zmiňuje společnosti Microsoft na stránkách „https://techcommunity.microsoft.com/“ v článku „New administrator setting to control Bing search in Microsoft Forms“.

Forms

#08 Aktualizovaná funkce – spolupráce více osob na tvorbě formuláře

Jakýkoliv formulář nebo kvíz, který vytvoříte v prostředí aplikace Forms, můžete sdílet s ostatním. V podobě předání informací žákům, studentům či respondentům. Dále můžete připravit šablonu pro své kolegy, aby si dle ní mohli vyrobit formulář také. Zároveň můžete poskytnout ostatním osobám, aby na vašem kvízu či formuláři participovali a připravovali jej společně s vámi.

Nyní máte k dispozici dvě možnosti takového nastavení:

• Poskytnout úpravu všem, kdo mají školní účet nebo účet v Office 365.
• Nastavit možnosti, jen pro vlastní organizaci (školu).

Vlastní formuláře, mohou pak upravovat buď konkrétní osoby nebo skupiny, kterým úpravu konkrétního formuláře poskytne. Původní varianta, poskytnout úpravu formuláře jakékoliv osobě byla tak nahrazena možností bezpečnější.

 

Věříme, že vás 8 zmíněných novinek zaujalo a vše si vyzkoušíte. Všem přejeme pevné zdraví v této nelehké době.
Začátkem měsíce Júl (červenec) se pak můžete těšit na další článek z této série.